Câu hỏi này mình thường được nghe khá nhiều và rất thường được hỏi làm sao, làm cách nào. Các bước sau rất đơn giản mà các anh chị và các bạn là CEO của DN nhỏ có thể thử nhé (theo đúng 5 phần của COSO nhé) 1. Môi trường kiểm soát: Các CEO vẽ cho chính mình sơ đồ tổ chức doanh nghiệp. Ai cũng biết là dễ vẽ lắm, nhưng cứ thử đặt bút ra vẽ nhé, sẽ thấy có nhiều băn khoăn lắm: - Hình như mình đang làm nhiều việc quá (ừ chuyện thường mà, DN vừa và nhỏ thì không thể có nhiều người được) - Hình như có nhiều nhân viên làm nhiều việc mà không đúng nguyên tắc "bất kiêm nhiệm" - cũng bình thường thôi vì DN nhỏ mà. - HÌnh như trước giờ toàn làm trên "đoán đoán" thôi chứ ít có nguyên tắc đúng - vậy mới là DN nhỏ chứ, DN lớn thì khó có thể đoán đoán... Vẽ xong trong vòng 5 nốt nhạc thì bạn đang rõ ràng về Dn của bạn, còn nếu 5 nốt nhạc mà vẫn đang loay hoay, thì ... bắt đầu lại từ dòng đầu tiên. Bạn biết con người bạn nên chắc tôi không cần nhắc nhở nhiều về môi trường công ty của bạn mà bạn mong muốn... 2. Đánh giá rủi ro: Trên cái sơ đồ nói trên, rủi ro trong hệ thống là gì? Ví dụ: 1 nhân viên văn phòng vừa bán hàng vừa quản lý kho? Ví dụ: 1 nhân viên sale admin vừa làm thủ quỹ? Ví dụ: 1 nhân viên quản lý nhân sự vừa tuyển dụng vừa tính lương? Tất cả các vấn đề trên đều là rủi ro trong nội bộ doanh nghiệp mà mình cần phải có các điểm kiểm soát - còn để có đủ người để thực hiện các nguyên tắc "bất kiêm nhiệm" thì... chờ DN đủ lớn. Mỗi rủi ro đều có nhưng cái quan trọng là rủi ro đánh giá cao hay thấp, mức độ bạn muốn kiểm soát trong thời gian hiện tại là thế nào, năm sau là thế nào ... Các rủi ro khác mà bạn quan tâm: liệt kê ra nhé: - Công nợ nhiều không thu hồi được - Mua sắm lộn xộn, có thể dẫn tới % bị mất - Nhân sự nhiều quá mà không hiệu quả ... Cứ liệt kê rồi chúng ta nghĩ cách kiểm soát nhé. 3. Các hoạt động kiểm soát: Quy trình có thể đưa ra rất nhiều, nhưng trong quy trình sẽ cần nhiều điểm kiểm soát cơ bản (key controls). Công ty nhỏ chúng ta chỉ cần chú trọng vào các điểm kiểm soát cơ bản để có thể xử lý các rủi ro mà các bạn liệt kê ở trên. Ví dụ: Nếu có sale admin kiêm thủ kho ==> làm cách nào để kiểm soát Gợi ý: Kiểm soát kho có thể thông qua: NHập kho, xuất kho và kiểm kê ==> có thể thêm thủ tục kiểm tra chéo khi nhập kho, khi xuất kho và kiểm kê hàng thường xuyên, hay kiểm kê đột xuất. Phần này sẽ phải tùy thuộc vào các nhân lực mà công ty có, cũng như khả năng của các nhân lực mà có cách làm cho hiệu quả nhất. Không có câu trả lời chung cho các DN đâu nhé. 4. Hệ thống truyền thông và Thông tin: Phần này nghe thì hoành tráng nhưng thực hiện đơn giản thôi nhé: - Bạn cần các thông tin nào cho việc ra các quyết định kinh doanh? - Các thông tin bạn cần có thể lấy từ đâu? - Việc kết hợp các thông tin này sẽ tạo ra hệ thống báo cáo quản trị, nếu chưa có thì ... quay lại câu đầu tiên. - Kế toán yếu không làm được, vậy tôi phải làm sao? Hầu hết các báo cáo mà DN nhỏ cần đều rất là đơn giản và cách suy nghĩ cũng nên đơn giản. Có nhiều bạn đi ôm những cái mẫu báo cáo rất hoành tráng của các DN FMCG về, kết quả là tới kế toán còn tẩu hỏa nhập ma, nói gì CEO khi đọc. Thông tin sẽ bị rời rạc khó liên kết, nhất là khi hệ thống phần mềm của DN không có hoặc rất đơn giản. Hãy bắt đầu từ những format đơn giản dễ hiểu và dễ làm, những chỉ số đơn giản và dễ nhận thấy và dễ hiểu từ các bộ phận. CEO lưu ý là các nhân sự trong DN mình rất là mỏng, khả năng hiểu biết tài chính cũng không cao, và cuxgn không biết nhiều về các loại báo cáo này kia, đọc hiểu luôn là vấn đè với các con số. Các anh sales giỏi thì đọc sales từ mặt khách hàng còn dễ hơn nhin cái báo cáo sales toàn số là số. Do vậy mà đơn giản, dễ hiểu, dễ nhìn là tiêu chí nhé. 5. Hệ thống giám sát và thẩm định: DN nhỏ thì việc giám sát thẩm định cũng phải cực kỳ đơn giản, đừng nghĩ nhiều tới thuê ngoài kiểm toán, hay làm phòng kiểm soát nội bộ, tuyển nhân sự kiểm soát nội bộ... Trước hết là việc giám sát nội bộ, giám sát lẫn nhau của các bộ phận (dù vẫn còn kiêm nhiệm nhiều lắm). Thỉnh thoảng các kiểm soát đột xuất sẽ hỗ trợ nhiều trong việc này, ví dụ: - Xếp cho kiểm quỹ đột xuất - Xếp đi vi hành kho đột xuất, kiểm vài mặt hàng đột xuất (hoặc nhân viên được xếp ủy quyền) - Bộ phận độc lập kiểm tra (ví dụ lấy bên kỹ thuật tham gia kiểm kê cùng kho)... - Thuê kiểm toán tham gia kiểm kê hàng cùng cuối năm... Có nhiều cách làm vẫn tiết kiệm mà không phải lúc nào cũng phải tốn kém. Khi tới một size nhất định thì lúc đó CEO sẽ cân nhắc tới việc tuyển nhân viên kiểm soát, kiểm toán nội bộ, ... nhé. Nếu bạn chưa thử, thì cuối tuần này thử làm 5 bước đơn giản nói trên nhé. (Viết cho các khách hàng yêu quý của mình, những người mình đang cùng sát cánh ngày đêm cùng họ ). HCM, 17.11.2017
