Xin phép được dùng đại từ nhân sưng là “Bạn” thay thế cho “Anh, Chị, Em” để tiện chuyển tải ý. Vì trong group cũng có nhiều thành viên đáng tuổi cha chú của em. Cao cảm ơn anh Anh-Tuan Nguyen đã kích thích bằng cái status có hình “Show Yourself”. Thôi thì viết theo cách bản thân nghĩ với kinh nghiệm hạn hẹp và khả năng viết hạn chế. “Trao quyền”, hầu như tất cả quản lý đều hiểu rõ hai từ nay, nhiều khi bạn vừa trao quyền cho nhân viên của mình xong và có thời gian đọc bài viết này. Nhưng nhiều khi nhìn sự vất vã, nhớ nhớ quên quên từ những người bạn của mình đã và đang đối mặt với kết quả công việc của nhân viên không đạt như kỳ vọng. Mọi thứ đến từ việc trao quyền chưa hiệu quả. Vậy đâu là biểu hiện của việc trao quyền kém hiệu quả? Cac lỗi thường thấy là gì? Làm sao để trao quyền hiệu quả? Và giá trị tôi nhận được là gì khi trao quyền hiệu quả? Nào, chúng ta cùng đi tìm câu trả lời cho bốn câu hỏi trên nhé. 1. Biểu hiện của việc trao quyền kém hiệu quả Xin bắt đầu bằng một câu chuyện của bản thân với một người bạn thân: Một hôm mình chạy đến nhà một người bạn đang dưỡng thể sau hai tuần xuất viện vì bị sốt xuất huyết. Sau một hồi hỏi thăm sức khoẻ người bạn thở dài: Hai tuần nằm ở bệnh viện mà lòng ngao ngán, y rằng vắng mình thì doanh số đơn hàng cty giảm một nữa so với tháng trước trong khi đây là thời điểm vào mùa của ngành hàng mà mình đang kinh doanh. Mình: Thế bạn có biết nguyên nhân từ đâu ra chưa? Thì thường mình luôn mang về những đơn hàng lớn, còn đội kinh doanh chỉ mang về các đơn hàng nhỏ thôi à! Mình: Hoá ra thế, lúc trước bạn nói đã đào tạo cấp tốc mà năng lực không khá hơn à? Thì cũng đào tạo rồi nhưng sau đó giao cho vài đơn hàng tiềm năng lớn hơn thì bị gãy. Mình: Bạn có thật sự tự tin khi trao những đơn hàng lớn ấy cho nhân viên của mình? Bạn thấy đó, mình bay cũng nhiều để mở rộng thị trường, mình cũng không chắc lắm. Mình: Vậy bạn chưa có sự tự tin nhất định khi trao việc rồi. Có thể là vậy. Mình: Bạn có thường xuyên kiểm tra cho việc bạn trao cho nhân viên ở trên không? Thì cũng kiểm tra định kỳ mỗi tuần một lần, và được nhận thông báo mọi thứ vẫn ổn, trừ lúc mình gọi trực tiếp cho khách hàng tiềm năng đó vì đây là mối quen. Đây là một phần đoạn hội thoại trao đổi về công việc kinh doanh liên quan đến việc trao quyền mà bạn có thể gặp những tình huống tương tự đâu đó từ những người bạn, ở doanh nghiệp của mình ở góc nhìn quản lý hoặc nhân viên thực thi công việc với quyền được trao từ quản lý của mình. Đó là biểu hiện của việc trao quyền kém hiệu quả. 2. Các lỗi thương thấy về trao quyền được tạo ra bởi cấp “quản lý” Vâng, người quản lý thường biết được làm sao để nhân viên của mình có thể đạt mục tiêu, nhưng thực tế thì kết quản thường không giống như người quản lý nghĩ, và có nhiều biểu hiện như câu chuyện ở trên. Có nhiều lỗi nhiều khi rất cơ bản. Tôi xin nêu ra một vài lỗi thường gặp khi trao quyền từ bản thân và từ những người bạn của mình mắc phải: * Người trao quyền chưa chuẩn bị, đánh giá kỹ hết yêu cầu cần để thực thi công việc, phạm vi ảnh hưởng của công việc đang giao cho cấp dưới thực thi. * Người trao quyền thường hay giao khoán mà không kiểm tra hoặc kiểm tra có lệ với nhân viên dưới quyền đã hiểu đúng ý đồ của mình chưa. * Người trao quyền không nói hoặc nói không rõ cho nhân viên của mình rằng tính nghiêm trọng của công việc, độ ưu tiên so với các công việc khác và thời gian cần hoàn thành. * Người trao quyền hay có xu hướng giao khoán cả công việc mà quyên xác định đâu là quyền hạn của người được trao quyền. * Trao quyền xong rồi bỏ qua việc giám sát, hỗ trợ * Người trao quyền chọn sai người để giao việc, sai ở đây có thể hiểu người được trao quyền không đủ kỹ năng, năng lực, hoặc kinh nghiệm để hoàn thành công việc. Và tôi tin còn nhiều lỗi sai khác mà bạn thấy và có thể bổ sung thêm. Chắc bạn cũng thắc mắt là tại sao đó không phải là lỗi của nhân viên? Nhân viên có thể có lỗi nhưng lỗi lớn vẫn thuộc người quản lý tuyển sai người và phân công công việc không phù hợp với người dưới quyền. (xin không bàn về trường hợp nhân viên gởi vào tổ chức vì đây là yếu tố chính trị, có thể vi phạm quy tắc của group ). 3. Làm sao để trao quyền hiệu quả? Mỗi quản lý có cách thực thi để đạt được sự hiệu quả, với kinh nghiệm hạn hẹp của bản thân, tối thường áp dụng các bước sau: * Bước 1: Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc, kiểu như: xác định kết quả đầu ra, nguyên liệu đầu vào, các yêu cầu cần có để công việc cần hoàn thành và cả phạm vi ảnh hưởng của công việc. * Bước 2: Đảm bảo người được giao việc hiểu được ý đồ của mình. Nhiều khi yêu cầu nhân viên nói lại các yêu cầu để hoàn thành công việc ấy. * Bước 3: Nói cho nhân viên biết thời hạn cần hoàn thành công việc, độ ưu tiên giữa các công việc được giao (nếu giao nhiều việc cùng lúc). * Bước 4: Nói cho nhân viên biết được quyền của họ, sử dụng RACI Matrix (R-Responsibility: tạm dịch là trách nhiệm thực hiện; A-Accountable: tạm dịch là trách nhiệm giải trình; C-Consulted: tạm dịch là quyền được tham vấn; I-Informed: tạm dịch là quyền được thông báo) để tiến hành trao quyền với sự đồng thuận của cả hai. * Bước 5: Thảo luận với nhân viên để xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu để đánh giá tiến độ công việc. Tuỳ theo công việc lớn nhỏ khác nhau mà chia các mốc sao cho phù hợp. Luôn theo sát để xác định nhân viên cần hỗ trợ gì ở giai đoạn đầu, và giảm giám sát nếu nhân viên thực hiện tốt theo thời gian. Thực hiện đào tạo kỹ năng, đưa ra hướng dẫn nếu thấy cần thiết. * Bước 6: Tiến hành thu thập dữ liệu để trao đổi về công việc đã hoàn thành. Tìm ra những thiếu sót cần cải tiến. Tuỳ thuộc mức độ trưởng thành của mỗi nhân viên, mức độ thuần thục liên quan đến công việc mà ta có thể giảm tần suất ở các bước 4 và bước 5. Hạnh phúc nhất là đến một ngày nhân viên giải trình hết các bước mà ta không cần phải hỏi nhiều, mà ta sẽ đi trả lời các câu hỏi của nhân viên theo các bước . 4. Tôi trao quyền thì được lợi ích gì? Vâng, thường người ta chỉ thay đổi khi thấy được lợi ích, hoặc gặp vấn đề. Có nhiều lợi ích lắm đó chứ, tôi xin kể ra một vài lợi ích mà tôi thấy như: * Quản lý có thể tự do tung tăng làm những việc quan trọng, thường là những việc nhân viên không/chưa làm được. * Quản lý có thêm thời gian để nghĩ về ngày mai tươi sáng và thực hiện sứ mệnh của bản thân mình với tổ chức, tạo ra những giá trị cộng thêm cho tổ chức theo mục tiêu chiến lược. Có thể nằm ngoài trách nhiệm được giao nhưng các lãnh đạo cấp cao sẽ rất hạnh phúc vì có người quản lý biết hiểu nổi trăn trở của lãnh đạo. * Tạo cơ hội cho anh em bên dưới phát triển năng lực và kết quả sẽ tạo ra sự tự tin để đảm nhận những công việc lớn hơn. Quan trọng hơn là đội ngũ cấp dưới giúp ta nổi lên kiểu như “nước dân thì bèo sẽ nổi”. * Quan trọng là đảm bảo kết quả đạt được thành công với sự hứng khởi của cả người trao quyền lẫn người nhân viên. * Tạo cơ hội cho mình theo sát nhân viên, đào tạo kỹ năng cho nhân viên, huấn luyện nhân viên, và tạo ra một tập thể gắn kết. Bạn thấy trao quyền hiệu quả dễ hay khó? Cũng không quá khó đúng không ạ. Nhưng đó là cả một nghệ thuật cần tôi luyện theo thời gian. Tôi tin tất cả anh chị không muốn phải đối mặt với cảnh đầu tất mặt tối, nhớ nhớ quên quên với áp lực của công việc ngày một tăng như hiện nay.Vậy thì hãy thực hành kỹ thuật trao quyền với các công việc nhỏ nhất. Nếu anh chị thấy hiệu quản thì nên nhân rộng và mong nhận được ý phản hồi từ anh chị để Cao có cơ hội được học hỏi thêm. Trần Công Cao Apex Global Corporation
