Tài nguyên thông tin, sự minh bạch hoá tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Ngày 10 tháng 11 năm 2016, Tôi được mời tham dự sự kiện được tổ chức bởi CLB DNSG ở khách sạn New World với chủ đề “CEO và đội ngũ Thế Giới Di Động (Mobileworld) chia sẻ làm cách nào Mobile World tạo ra được một hệ thống ERP/cơ sở hạ tầng Công Nghệ Thông Tin (IT Infrastructure) tin cậy để hỗ trợ việc tăng trưởng kinh doanh nhanh chóng và hoạt động đem lại hiệu quả cao”.

Những thông tin được chia sẻ ở chủ đề này tập trung vào thách thức mà lãnh đạo và đội ngũ CNTT của TGDĐ gặp phải ở giai đoạn đầu xây dựng hệ thống thông tin. Cách mà TGDĐ xây dựng và khai thác hệ thống thông tin hiện có để tạo ra lợi thế cạnh trạnh so với các đối thủ trong ngành. Trọng tâm của hệ thống ấy là tập trung đảm bảo thông tin được minh bạch hoá và khai thác tài nguyên thông tin một cách hiệu quả.

- Hạn chế sử dụng email: Với các công việc nội bộ, các team sẽ thảo luận với nhau trong các công cụ hỗ trợ làm việc, thông tin luôn được minh bạch và người quản lý có thể nắm bắt các trở ngại và hỗ trợ kịp thời. Email chỉ được sử dụng với các giao dịch bên ngoài. Chính điều này giúp thông tin được minh bạch, tiết kiệm thời gian viết email, người quản lý có thể giám sát quá trình tương tác hiệu quả.

- Hạn chế sử dụng giấy in: Với các nhà cung cấp lớn điện thoại và phụ kiện thì hệ thống thông tin của TGDĐ hỗ trợ kết nối trực tiếp để các đơn đặt hàng được thực hiện bằng lệnh trên hệ thống phần mềm. Với các nhà cung cấp nhỏ chưa tích hợp được hệ thống thì TGDĐ cung cấp một cổng portal để nhà cung cấp tương tác với hệ thống của TGDĐ.

Bên cạnh đó, khi bạn đến cửa hàng TGDĐ, nhân viên tư vấn chỉ xin bạn số điện thoại và có thể biết bạn là ai (nếu bạn đã từng mua hàng ở bất kỳ hệ thống của TGDĐ), nếu bạn đã quyết định mua một sản phẩm cụ thể thì người tư vấn dường như có đủ thông tin để tư vấn cho bạn. Nhân viên tư vấn chính là người tạo đơn hàng. Đơn hàng được xử lý đồng bộ và bạn chỉ nhận được hoá đơn điện tử lúc nhận hàng. Mọi thứ được lưu trong hệ thống kể cả hoá đơn. Luật quy định lưu trữ hoá đơn trong 10 năm và việc lưu trữ hoá đơn là một thách thức với nhiều doanh nghiệp.

- Giảm thủ tục hành chánh & nhân sự: Hệ thống thông tin của TGDĐ cung cấp nền tảng cho phép ứng viên và người tuyển dụng tương tác với nhau thông qua hệ thống, giúp giảm các công đoạn và thủ tục hồ sơ. Hồ sơ chỉ được bổ sung theo quy định của pháp luật khi ứng viên trở thành nhân viên chính thức. Thú vị nhất là chính nhân viên sẽ biết được doanh số mình bán ra và hoa hồng tương ứng gần như tức thì. Chính điều này giúp chính nhân viên tự tạo động lực để quyết định thu nhập của mình.

- Đào tạo trực tuyến: Với số lượng 28,815 trên tất cả các thương hiệu (thông tin từ website của TGDĐ) thì việc đào tạo quy trình làm việc, văn hoá cty, đào tạo sản phẩm luôn là một thách thức lớn với nhiều doanh nghiệp. Nhưng nếu bạn thử trải nghiệm ở 2 cửa hàng khác nhau của TGDĐ thì bạn sẽ được tiếp xúc với quy trình văn hoá gần như đồng nhất. Một lợi thế cạnh tranh trên nền tảng thông tin trực tuyến đã giúp doanh nghiệp mở rộng nhanh.

- Truyền thông nội bộ: Chính nền tảng hệ thống thông tin minh bạch giúp lãnh đạo của TGDĐ thực hiện công tác truyền thông nội bộ nhanh, hiệu quả và tạo ra sự gắn kết từ nhân viên.

- Ra quyết định nhanh dựa trên thông tin: Trong buổi chia sẻ, một thông tin làm tôi bất ngờ đó là công việc của cửa hàng trưởng chỉ tập trung việc tạo động lực cho đội ngũ, hướng dẫn đội ngũ là chính. Người cửa hàng trưởng không cần lên kế hoạch bán hàng, không phải làm báo cáo tổng kết. Tất cả đã có hệ thống thông tin lo, người ra quyết định cửa hàng cần bán gì được quyết định bởi một người khác. Tất cả là nhờ thông tin tin cậy từ hệ thống. Và đội ngũ CNTT thì chia sẻ rằng “ban ngày máy chủ phục vụ khách hàng, ban đêm máy chủ làm thêm”. Chính hoạt động phân tích thông tin vào ban đêm của hệ thống đã đưa ra thông tin chính xác, kịp thời cho việc ra quyết định.

Đội ngũ CNTT của TGDĐ đã xây dựng cho doanh nghiệp một nền tảng phần mềm giúp các phong ban chức năng tương tác với nhau, và tương tác với khách hàng, đối tác bên ngoài. Trọng tâm chính là hệ thống quản lý thông tin – MIS.

Bạn thấy đó, hệ thống thông tin tốt sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh hơn các đối thủ. TGDĐ chỉ là một doanh nghiệp điển hình. Mà ở đó, thông tin được minh bạch, tài nguyên thông tin được khai thác một cách hiệu quả nhất.

Cao Trần | CEO – Apex Global Corporation
31/05/2017

Tái bút:
- Tôi không PR cho TGDĐ, tôi chỉ nói cách họ xây dựng và khai thác hệ thống thông tin.
- Ngày nay, thông tin được xem là một tài sản quý giá và cần khai thác đúng cách để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Hình tôi chụp với CEO, giám đốc CNTT của TGDĐ và những người bạn làm nghành CNTT ở sự kiện 10/11/2016.

Tác giả: Cao C. Tran

Link bài viết: Tài nguyên thông tin, sự minh bạch hoá tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp