Tôi làm tư vấn pháp lý doanh nghiệp đã hơn 10 năm. Tôi nhận thấy còn rất nhiều doanh nhân hiểu sai về con dấu doanh nghiệp. Hôm nay, tôi chia sẻ về đề tài này với hy vọng góp thêm một chút thông tin cho nhưng ai còn chưa hiểu rõ về con dấu. Luật Doanh nghiệp 2014 ra đời là một cuộc cách mạng thay đổi tư duy về con dấu vốn đã ăn sâu vào tiềm thức bao thế hệ doanh nghiệp. Con dấu không còn “quyền uy pháp lý” tuyệt đối như nhiều người vẫn nghĩ lâu nay. Pháp luật mới quy định về con dấu như thế nào kể từ ngày 1/7/2015? 1. Doanh nghiệp quyết định về số lượng con dấu. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu chứ không phải chỉ một con dấu như trước đây. Tất cả những con dấu của doanh nghiệp phải giống nhau về hình thức và nội dung. 2. Doanh nghiệp quyết định hình thức của con dấu. ✅ Hình dáng: Con dấu có thể có hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật, hình thang, hình thoi, hình elip, hình trái tim hay các hình đa giác khác. Con dấu có thể có hình hoa, hình bướm, hình cá, hình chim tuỳ ý. ✅Màu sắc: Con dấu có thể sử dụng bất kỳ màu mực gì: Xanh, đỏ, tím, vàng, cam, đen hay màu tím cho lãng mạn cũng được. ✅Kích thước: Con dấu có thể nhỏ bằng cái nắp chai bia hay to bằng cái chén đều được. 3. Doanh nghiệp quyết định về nội dung con dấu: Ngoài nội dung bắt buộc là tên và mã số doanh nghiệp, con dấu có thể có nội dung khác. Doanh nghiệp có thể thêm vào con dấu các nội dung như logo, slogan hay những nội dung khác miễn không vi phạm các quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP. 4. Quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu: Doanh nghiệp tự quyết định về việc quản lý và sử dụng con dấu không chịu sự quản lý của cơ quan công an như trước đây. Ai có quyền giữ con dấu (WHO); Đóng dấu khi nào (WHEN); Lưu giữ con dấu ở đâu (WHERE): Đóng dấu vào tài liệu gì (WHAT); Tại sao phải đóng dấu (WHY); Đóng dấu như thế nào (HOW); Tất cả nội dung trên đều do doanh nghiệp tự quyết định và ghi trong điều lệ công ty. 5. Sản xuất con dấu: Nếu khéo tay, doanh nghiệp có thể tự khắc con dấu để sử dụng hoặc thuê đơn vị khắc dấu thực hiện. 6. Thông báo mẫu con dấu: Sau khi tự làm hoặc đặt làm con dấu theo quy định, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (www.dangkykinhdoanh.gov.vn). Tại trang web này, chúng ta cũng có thể tra cứu mẫu con dấu của các doanh nghiệp khác. 7. Con dấu được làm trước ngày 1/7/2015 Những con dấu được làm trước ngày 1/7/2015 vẫn được tiếp tục sử dụng mà không cần phải làm bất kỳ thủ tục nào. 8. Thay đổi mẫu con dấu. Muốn thay con dấu mới, doanh nghiệp tự làm con dấu hoặc đặt làm con dấu theo quy định nêu trên và thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đối với con dấu làm trước ngày 1/7/2015, doanh nghiệp phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 9. Mất con dấu: Khi mất con dấu, doanh nghiệp tự làm con dấu hoặc đặt làm con dấu theo quy định nêu trên và thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đối với con dấu làm trước ngày 1/7/2015, doanh nghiệp thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu trước khi thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. 10. Sử dụng con dấu trong giao dịch. Các bên giao dịch thoả thuận về việc sử dụng con dấu. Chẳng hạn trong quan hệ hợp đồng các bên có thể thoả thuận đóng dấu hoặc không đóng dấu. Trong các biểu mẫu hồ sơ đăng ký kinh doanh do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT không quy định doanh nghiệp phải đóng dấu vào văn bản. Tôi vẫn chưa tìm ra văn bản quy phạm pháp luật nào buộc doanh nghiệp phải đóng dấu vào văn bản do mình phát hành hoặc tham gia ký kết (Ngoại trừ thông tư 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ, nhưng thông tư này dành cho các cơ quan Nhà nước). Do đó, trong giao dịch có con dấu cũng được mà không có cũng không sao. Tuy nhiên, thói quen sử dụng con dấu trong giao dịch cũng không thể bỏ được. ⛔️ Những doanh nghiệp nào không được điều chỉnh bởi quy định về con dấu của Luật doanh nghiệp: Tổ chức, đơn vị được thành lập theo các luật sau đây không áp dụng quy định về con dấu trong Luật doanh nghiệp mà thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu: a) Luật Công chứng; b) Luật Luật sư; c) Luật Giám định tư pháp; d) Luật Kinh doanh bảo hiểm; đ) Luật Chứng khoán; e) Luật Hợp tác xã. Lưu ý: Với quy định này thì con dấu của ngân hàng được quy định theo Luật doanh nghiệp. Tuy nhiên, chưa có ngân hàng nào dám thực hiện quy định mới này. Đây cũng là sai sót của Chính phủ khi ban hành nghị định 96/2015/NĐ-CP.
