Sáng nay một người bạn có hỏi tôi về tuyển dụng gấp một vị trí khi nhân viên thử việc khi không đạt yêu cầu. Một câu hỏi khá thú vị và cũng là câu hỏi thường xuyên gặp phải khi một doanh nghiệp có những người nghỉ đột xuất. Ai sẽ thay thế vị trí này? Làm thế nào để kiếm người thay thế? Trong lúc cấp thiết như vậy thì công việc của người nghỉ việc ai sẽ làm? Những câu hỏi này làm tôi chợt nghĩ đến những người bạn tôi đang là chủ doanh nghiệp luôn thường xuyên bận rộn, không bao giờ hài lÒNG với công việc của nhân viên. Anh thường kêu rằng việc gì cũng phải kiểm soát, thâm chí là người làm trực tiếp mới ưng ý. Để trả lời những câu hỏi này một cách đầy đủ là một chuỗi những công việc và quy trình cần hoàn thiện xin chia sẻ cùng các anh chị một phương pháp Phân cấp Phân quyền có thể giúp cho công việc hiệu quả hơn PHÂN CẤP PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG 1. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC: LÀM CHÍNH XÁC QUY TRÌNH / KHÔNG ĐƯỢC PHÉP THAY ĐỔI HAY SÁNG TẠO. Ở cấp độ này phải làm chính xác công việc được giao theo đúng quy trình, không được phép thay đổi hay sáng tạo quy trình. Chỉ được đề xuất thay đổi hay sang tạo quy trình, nhưng cũng cần quy định rõ khi nào được đề xuất, dưới hình thức như thế nào. Những đề xuất này có thể được xem xét nhưng không chắc chắn có được trả lời hay không. Những vị trí công việc này thường là nhân viên, công nhân sản xuất trực tiếp,… nếu họ không làm đúng hệ thống quản trị công việc sẽ bị loạn, khó kiểm soát kết quả. Ví dụ một nhân viên kế toán khi thực các báo cáo không đúng thứ tự có thể đẫn đến việc không dự đoán đúng về hiệu quả kinh doanh hay một công nhân mỗi lần lấy 1.000g thay vì 500g như quy định sẽ dẫn đến ảnh hưởng về nguyên liệu cũng như chất lượng sản phẩm. Những vị trí này làm tốt công việc cần bảng mô tả công việc và chính sách rất rõ ràng (thu nhập, thưởng, phạt...), phải xác định rõ ràng mục tiêu, tại sao lại phải làm như vậy và huấn luyện đến khi họ chắc chắn làm được. Ngoài ra cũng cần cho họ thấy những mục tiêu phấn đầu tiếp theo, ví dụ hôm nay là nhân viên nhưng tiếp theo sẽ là trưởng nhóm, một kinh nghiệm của tôi là không nên cho họ nhìn thất những mục tiêu xa hoặc quá lớn để tránh việc hoang mang, bị loạn. 2. QUẢN LÝ: KIỂM SOÁT VÀ HỖ TRỢ ĐỂ CẤP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ Ở cấp độ này những người Quản lý sẽ kiểm soát và hỗ trợ cấp Quản lý công việc hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Họ cũng là người sẽ hướng dẫn cấp dưới khi họ không làm được việc hay khi có vấn đề xảy ra. Nhiệm vụ chính là sau khi hướng dẫn họ cần kiểm soát để chắc chắn cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ một cách tự giác và có ý thức. Vì vậy họ cũng cần có kế hoạch huấn luyện kèm căp để cấp quản lý công việc có thể làm được việc và tự giác làm việc. Những vị trí này trong doanh nghiệp thường là trưởng nhóm, trưởng phòng … và công việc của họ sẽ rất nhàn khi cấp dưới tự giác làm việc, tuy nhiên có bất cứ vấn đề gì xảy ra họ phải là người nắm được đầu tiên để cảnh báo.Ngoài ra họ cũng là những người thay thế cấp dưới khi có những việc đột xuất như nhân viên nghỉ, ốm đau hoặc thêm công việc tạm thời nhưng chỉ trong một thời gian nhất định. Về quyền hạn họ có quyền đề xuất cho nghỉ việc cấp dưới, nhưng chỉ ở mức đề xuất chứ không phải người quyết định. Cấp Quản lý cũng không được phép thay đổi hay sang tạo quy trình mà họ chỉ được đề xuất, tuy nhiên trên thực tế những trường hợp bất khả kháng họ có quyền xử lý hay thay đổi quy trình nhưng sẽ chịu trách nhiệm (ví dụ nếu xảy ra tai nạn lao động chẳng hạn). 3. QUẢN TRỊ: TÌM GIẢI PHÁP (XÂY DỰNG QUY TRÌNH) VÀ DÙNG NGƯỜI Cấp Quản trị chính là người tìm giải pháp, giải những bài toán của doanh nghiệp, xây dựng quy trình và kiểm soát cấp Quản lý xem các quy trình có được thực hiện đúng hay không. Nếu quy trình được thực hiện đúng rồi thfi có mang lại đúng kết quả như mong muốn không để có giải pháp cải tiến. Bản chất cấp Quản trị cần sâu sát đến cấp Quản lý công việc về việc thực hiện quy trình nhưng không được phép làm thay công viêc của cấp Quản lý. Trên thực tế cấp Quản trị có 2 việc chính, một là tìm và hoàn thiện giải pháp hay xây dựng quy trình, hai là dùng người sao cho công việc hiệu quả (sắp xếp đúng người, đúng việc, đánh giá, tạo động lực, hỗ trợ …) do đó họ là người biết chính xác ai phù hợp với việc gì. Cấp quản trị có quyền cho cấp Quản lý công việc nghỉ việc nhưng chỉ có quyền đề xuất cho nghỉ cấp Quản lý như vậy sẽ tránh được vấn đề cảm tính, chuyên quyền hay làm quyền và khi một người nghỉ việc đều có góc nhìn đa chiều, công bằng. Những vị trí này trong doanh nghiệp thường là trưởng phòng, bộ phận, đôi khi là cả Giám đốc hay CEO … 4. LÃNH ĐẠO: NGƯỜI TÔT CHỨC TRÒ CHƠI Cấp Lãnh đạo đương nhiên là quyền lực nhất vì họ tạo ra trò chơi, họ tạo ra Sứ mệnh, Tầm nhìn, Giá tri cốt lõi, Văn hóa, Chiến lược và họ giao xuống để các bộ phận tạo nên Hệ thống tiêu chuẩn. Họ đi tìm những người cho trò chơi để tạo hệ thống vận hành khai thác, hệ thống kiểm soát , hệ thống tổ chức kiểm soát, hệ thống hoàn thiện. Với vài trò Lãnh đạo họ tạo ra luật chơi, chính sách thông qua việc điều hành cấp Quản trị để tìm ra những giải pháp. Họ cũng chính là người tìm ra cấp Quản trị để có giải pháp đạt mục tiêu của trò chơi. Trên thực tế những mớ bòng bong trong công việc tại doanh nghiệp phần nhiều do chưa biết phân cấp phân quyền. Hy vọng chia sẻ này sẽ giúp các chủ doanh nghiệp, những người làm nhân sự, những quản lý hay nhân viên trong doanh nghiệp sẽ làm việc hiệu quả hơn.
