Ban giám đốc doanh nghiệp cần gì ở hệ thống phân phối? Đó có thể là thông tin về lượng hàng chưa đến tay người tiêu dùng, thông tin để cải thiện tốc độ giao hàng, cashflow của doanh nghiệp, thông tin về kết qủa phân phối của từng đối tác, sự hiệu quả của các chương trình khuyến mãi, cả công nợ liên quan, thông tin để nâng cao sự hài lòng với khách hàng, hệ thống giúp tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng của marketing, sales, supply chain, kế toán,... Kiểm soát được thông tin từ hệ thống phân phối giúp cho ban giám đốc kiểm soát được dòng máu (cashflow) trong doanh nghiệp mình. Với những giá trị mang lại từ hệ thống phân phối (Distribution Management System - DMS) không còn phải bàn cãi. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp lớn điển hình như: Uniliver, P&G, Vinamilk, Samsung, TH True Milk, InterFlour, Calofic,... đã tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh từ hệ thống DMS. Với những thông tin hấp dẫn về sự thành công của DMS ở các doanh nghiệp dẫn đầu ngành, các doanh nghiệp nhỏ hơn đã và đang (hoặc có kế hoạch) triển khai DMS cho bằng anh bằng chị. Nhưng qúa trình triển khai gặp khá nhiều thách thức, dự án kéo dài ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ở một số tình huống xấu, dự án phải đóng lại trong thất bại. Nguyên nhân dẫn đến thách thức này thì có nhiều. Tôi xin chia sẻ một vài tác nhân chính gây ra thách thức cho dự án. 1) Thiếu sự quyết liệt từ ban giám đốc: Đưa một hệ thống CNTT mới vào doanh nghiệp luôn đối diện với nhiều thách thức. Hệ thống DMS thì có nhiều thách thức hơn vì có tầm ảnh hưởng rộng. Hệ thống mới có thể gây ảnh hưởng đến lợi ích của các thành viên chủ chốt trong công ty, hệ thống mới có thể gây lo lắng cho người dùng cuối như các salesman, hệ thống mới làm minh bạch hoá thông tin và có thể đe doạ đến những thành viên làm việc không có quy tắc, hệ thống mới có thể gây tâm lý bị kiểm soát cho các nhà phân phối,... Tâm lý chung của nhiều người đi làm luôn sợ cái mới, sợ sự thay đổi, và sợ thất bại. Nhiều khi ban giám đốc quá bận rộn và không đi xát để tạo tính cấp bách để dẫn dắt sự thay đổi và hỗ trợ kịp thời cho dự án. 2) Giao dự án sai đối tượng: Dự án DMS ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Người đảm nhận vai trò trưởng dự án ngoài có kỹ năng quản lý dự án thì đòi hỏi phải hiểu rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, kiến thức về hệ thống phân phối, có kỹ năng dẫn dắt sự thay đổi, và quan trọng là có tầm ảnh hưởng đến các bộ phận nghiệp vụ liên quan. Nhiều lãnh đạo xem DMS là một phần của hệ thống thông tin – MIS và giao cho trưởng bộ phận CNTT làm trưởng dự án. Lãnh đạo có đảm bảo rằng trưởng bộ phận CNTT thông tin có hiểu biết rõ về chiến lược kinh doanh, kiến thức nghiệp vụ về DMS, và khả năng lãnh đạo các phòng ban nghiệp vụ khác? Dẫu biết rằng, người làm CNTT thường có kỹ năng quản lý dự án rất tốt. Trong khi nếu giao trưởng dự án cho bộ phận kinh doanh thì họ có thể làm tốt các hạn chế mà người CNTT gặp phải nhưng họ có thể gặp khó khăn ở kỹ năng quản lý dự án. Việc giao dự án sai người có thể gây nhiều thách thức cho dự án DMS. 3) Quy trình nghiệp vụ chưa sẵn sàng: Rất nhiều doanh nghiệp cứ nghĩ đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm sẽ tư vấn giúp mình về quy trình nghiệp vụ và không đặt ưu tiên tối ưu quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai phần mềm. Đâu là cơ sở để chọn nhà cung cấp giải pháp phù hợp? Đâu là điều kiện nghiệm thu tính năng đã triển khai đúng so với yêu cầu? Có phải đó là quy trình nghiệm vụ, chính sách liên quan. Bản chất giải pháp phần mềm chỉ là công cụ để triển khai quy trình nghiệp vụ và chính sách hiện có trong doanh nghiệp. Nhiều trưởng dự án, nhiều quản lý doanh nghiệp cứ nói với đội dự án rằng “chúng ta không có thời gian để ưu tiên công việc tối ưu hoá quy trình nghiệp vụ” và kết quả dự án thường thất bại thê thảm vì có quá nhiều thay đổi, phạm vi dự án vượt ra ngoài kế hoạch ban đầu, nhà cung cấp giải pháp phần mềm đòi lấy thêm chi phí cho sự thay đổi. Hãy dành thời gian để ưu tiên tối ưu hoá quy trình hiện có trước khi mời đơn vị phần cung cấp giải pháp phần mềm đến. Đó là cách tiếp cận hiệu quả ở các doanh nghiệp FDI. 4) Năng lực nhà cung cấp phần mềm kém. Các nhà cung cấp phần mềm luôn vẽ lên một bức tranh màu hồng khi chào mời giải pháp. Bức tranh ấy luôn đẹp và họ luôn khéo léo để kéo sự chú ý vào những điểm mạnh mà giải pháp phần mềm của họ, thay vì tập trung vào những yêu cầu quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Khi người dùng cuối than vãn “Sản phẩm phần mềm không đáp ứng quy trình họ đang làm, hoặc giải pháp phần mềm yêu cầu quá nhiều thao tác hơn thực tế mà họ đang làm”. Nhiều khi phải huỷ dự án và mời nhà cung cấp phần mềm khác đến triển khai. Cách tiếp cận thông minh từ ở các doanh nghiệp FDI là, luôn có một danh sách các câu hỏi để đánh giá năng lực của nhà cung cấp, và khả năng đáp ứng của các tính năng, nhiều khi họ còn gởi survey đến các doanh nghiệp đã triển khai giải pháp của nhà cung cấp phần mềm đang chọn để đánh giá về quy trình triển khai, dịch vụ chăm sóc khách hàng. 5) Sự phối hợp không đồng bộ của nhiều bộ phận chức năng: Hệ thống DMS đòi hỏi sự phối hợp giữa bộ phận CNTT, Sales, Marketing, Supply Chain, Logistic, Sản xuất,... Nhiều khi quy trình nghiệm vụ không định rõ vai trò trách nhiệm của mỗi bộ phận trên 1 quy trình chung sẽ dẫn đến các bộ phận đùn đẩy nhau trong việc phối hợp. Đây là lý do tại sao phần hệ thống hoá quy trình và người trưởng dự án phải có tầm ảnh hưởng đến các bộ phận liên quan. 6) Chính sách đào tạo người dùng cuối: Nhiều doanh nghiệp than rằng “Tỉ lệ nghỉ việc của salesman lớn hơn 30% sau khi triển khai DMS”. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự việc này. Ngày chưa cho hệ thống phần mềm DMS, salesman thích đi bán thì bán, thích cafe thì cafe, có thể tạo dự liệu ảo để đạt KPI,... Nhưng khi hệ thống phần mềm DMS tất cả các hoạt động salesman được giám sát chặt chẽ: yêu cầu check-in, yêu cầu chụp hình, quản lý khu vực yêu cầu chỉnh lộ trình đi, nhất cử nhất động của salesman bị quản lý khu vực bị giám sát,... salesman cảm thấy mất tự do và đó là một trong những lý do chính họ xin nghỉ việc. Trước khi hệ thống DMS được triển khai thì việc đào nhận thức luôn cực kỳ quan trọng, bên cạnh đó đội dự án cần nói cho salesman biết những giá trị mà hệ thống có thể hỗ trợ cho họ. Công ty bạn đang có kế hoạch triển khai hệ thống DMS. Vậy bạn đã có cách vượt qua các thách thức gây ra thất bại cho dự án ở trên chưa? Cao Trần - CEO | Apex Global Corporation 5/6/2017
