Lợi Ích Cụ Thể Khi Áp Dụng ISO 9001 Cho Doanh Nghiệp

Chứng nhận ISO 9001:2015 - chứng nhận về Hệ thống Quản lý Chất lượng đang ngày càng cần được chú trọng và triển khai áp dụng trong bộ máy vận hành doanh nghiệp để hướng tới mục tiêu khẳng định vị thế trên thị trường trong nước và quốc tế.

Những lợi ích cụ thể của ISO 9001 cho doanh nghiệp
1. Sự tham gia của lãnh đạo khi áp dụng ISO 9001
Phiên bản mới nhất của ISO 9001 đặt trọng tâm mới vào vai trò của lãnh đạo khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Nó đòi hỏi Ban lãnh đạo cao nhất trong một tổ chức phải chịu trách nhiệm về mức độ hiệu quả của hệ thống. Có sự cam kết của lãnh đạo cao nhất trong giai đoạn chuyển đổi là điều cần thiết để đưa tiêu chuẩn ISO 9001 vào hoạt động trong tổ chức. Nếu các nhà lãnh đạo không tin vào sự thay đổi, thì làm sao nhân viên có thể?

Lãnh đạo đam mê và tận tâm là nền tảng để nâng cao chất lượng tổng thể. Khi họ thực hiện một bước tích cực trong quá trình này, nó sẽ thúc đẩy những người khác cũng làm như vậy. Với quy trình đánh giá ISO 9001, các thủ tục được thiết lập và mọi người đều biết vị trí của mình trong hệ thống. Điều này bắt đầu với sự cam kết của tất cả mọi người từ các cấp quản lý cao nhất cho tới nhân viên.

2. Chính sách chất lượng, mục tiêu và kế hoạch
Việc thực hiện theo những yêu cầu được đặt ra của chứng chỉ ISO 9001 trong tổ chức đi kèm với các yêu cầu về tài liệu. Có lẽ điều quan trọng nhất trong những tài liệu này là Chính sách Chất lượng và Mục tiêu Chất lượng của tổ chức.

Chính sách Chất lượng là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả xác định chất lượng có ý nghĩa như thế nào đối với công ty. Không có cách định sẵn để xác định chất lượng cho tất cả các doanh nghiệp. Chính sách Chất lượng của tổ chức phải là duy nhất cho tổ chức đó và được xây dựng dựa trên các giá trị mà tổ chức có. Các Mục tiêu về Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 phải phù hợp với Chính sách Chất lượng và có thể đo lường để đạt được thành công. Chúng có thể là bất cứ điều gì từ giảm thời gian giao hàng đến giảm lãng phí. Chúng phải phù hợp với định nghĩa được đưa ra trong Chính sách chất lượng và có ý nghĩa đối với tổ chức.

Với những tài liệu này, thiết lập một cấu trúc để Hệ thống quản lý chất lượng hoạt động. Bằng cách truyền đạt chính sách và mục tiêu trong toàn bộ tổ chức. Mỗi nhân viên nên biết và hiểu chính sách chất lượng cũng như cách thức áp dụng chính sách chất lượng cho họ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Trên hết, việc xem xét và cập nhật thường xuyên cả chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng sẽ dẫn đến việc tìm cách liên tục cải tiến hệ thống hiện tại. Bạn càng chú ý đến chất lượng có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và khách hàng của mình, thì bạn càng có thể thực hiện nó một cách hiệu quả.

>> Xem thêm: Quy trình chứng nhận ISO 9001

3. Tư duy dựa trên rủi ro dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001
Phương pháp tiếp cận ISO 9001 dựa trên rủi ro giúp đem lại những lợi ích từ việc doanh nghiệp đạt ISO 9001 nhận thấy rõ nhất như sau:

• Giúp doanh nghiệp có khái niệm về tư duy dựa trên rủi ro và đánh giá rủi ro trong việc ra quyết định hàng ngày.
• Sử dụng thành thạo các công cụ phân tích rủi ro và cơ hội như SWOT, phân tích lỗi sai tiềm ẩn và các tác động của nó FMEA.
• Tạo ra các mục tiêu chất lượng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro theo chứng chỉ ISO 9001:2015.
• Triển khai tư duy dựa trên rủi ro và tham chiếu rủi ro trong các quy trình, có ghi chép lưu trữ lại các rủi ro cùng các hành động khắc phục và phòng ngừa.
• Có phương pháp "Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động" để giảm thiểu rủi ro dựa trên việc hiểu rõ về bối cảnh tổ chức (4.1), hiểu rõ nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan (4.2); hành động ứng phó rủi ro và cơ hội (6.1).
• Doanh nghiệp thật sự thúc đẩy khái niệm sử dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình "Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động" để phát triển và cải thiện hệ thống.
• Doanh nghiệp thực hiện và sử dụng các khảo sát khách hàng, khảo sát nhân viên và khảo sát nhà cung cấp để xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ, cũng như nhu cầu của nhân viên và nhà cung cấp.

Suy nghĩ dựa trên rủi ro không chỉ là hành động tìm kiếm những rủi ro cần phải tuân theo mà còn tìm kiếm cơ hội để cải thiện những thứ có thể đang hoạt động tốt hơn. Bằng cách áp dụng ISO 9001:2015 doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định các cơ hội, có thể thiết lập quan hệ đối tác mới hoặc tạo ra các sản phẩm mới.

Khi được yêu cầu áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro, tổ chức sẽ xây dựng và hình thành được nền văn hóa chủ động trong tổ chức của mình để phát hiện ra rủi ro và cơ hội. Điều này dẫn đến sự nhất quán hơn trong việc tạo ra chất lượng tốt và dịch vụ, dẫn đến niềm tin và sự hài lòng của khách hàng cao hơn.

4. Các hành động khắc phục và phòng ngừa
Mặc dù sẽ có những vấn đề xảy ra trong hệ thống quản lý chất lượng, nhưng ISO 9001 bao gồm các yêu cầu giúp giảm thiểu những vấn đề này cũng như khắc phục chúng. Với cách tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro để tìm ra vấn đề, có thể sửa chữa chúng nhanh nhất có thể hoặc thậm chí ngăn chặn chúng. Thông qua các tổ chức cấp chứng nhận ISO, tiêu chuẩn ISO 9001 đưa ra 03 loại giải quyết vấn đề cụ thể:

• Chỉnh sửa là một hành động để loại bỏ sự không phù hợp.
• Hành động sửa chữa là hành động loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp để nó không tái diễn hoặc xảy ra ở nơi khác.
• Hành động phòng ngừa là hành động loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn.

Bằng cách sẵn sàng nghiên cứu và tìm hiểu quy trình cấp TCVN ISO 9001, tổ chức có thể đạt được chứng nhận quốc tế này và dễ dàng tập trung nhiều hơn vào việc khắc phục các vấn đề và ngăn chúng tái diễn trong tương lai. Bạn sẽ kiểm soát và loại bỏ thiệt hại trong tương lai trong hệ thống của mình trước khi nó có thể vượt khỏi tầm tay.

5. Tăng hiệu quả trong kinh doanh/ sản xuất
Hệ thống quản lý chất lượng được hiểu là một hệ thống hiệu quả giúp cho quá trình kinh doanh/sản xuất hoạt động trơn tru. Khi bạn đã thiết lập hệ thống quản lý chất lượng của mình theo ISO 9001, bạn sẽ thấy rằng việc duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn đó sẽ trở nên dễ dàng. Các yêu cầu của Giấy chứng nhận ISO 9001 giúp giữ cho tất cả các tài liệu của bạn có thứ tự cũng như hỗ trợ trong việc xác định các lĩnh vực cần được cải thiện.

Điều này tạo ra một hệ thống dễ sử dụng cho bất kỳ ai. Mọi thứ đã được thiết lập sẵn, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc thay đổi nhân sự ảnh hưởng đến vận hành công ty. Nhân viên đều có quyền truy cập dễ dàng vào tất cả các tài liệu và mọi người đều biết vị trí của họ trong quá trình này. Mất đi một vài mảnh ghép sẽ không dẫn đến sự sụp đổ của toàn bộ hệ thống.

>> Xem thêm: Báo giá chứng nhận ISO 9001

6. ISO 9001 giúp doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí vận hành
Giảm chi phí có lẽ là một trong những cách tốt nhất có thể mang lại lợi ích cho tổ chức và hỗ trợ thành công về mặt tài chính. Bằng cách xây dựng áp dụng Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 trong hệ thống quản lý chất lượng, bạn có thể thấy được sự tiết kiệm trong nhiều lĩnh vực. Giảm chi phí sau khi áp dụng ISO 9001 có thể là do:

• Cải thiện độ tin cậy của sản phẩm
• Cải thiện quy trình và kiểm soát quy trình
• Cải thiện tài liệu về quy trình
• Nâng cao nhận thức về chất lượng của nhân viên
• Giảm lãng phí, gia công lại và loại bỏ sản phẩm
• Cải tiến liên tục

Quy trình đánh giá ISO 9001:2015 đặt trọng tâm vào việc không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu và thậm chí là lập kế hoạch cho tương lai. Có nhiều cách hữu ích có thể cải thiện hệ thống của mình theo cách cung cấp bằng chứng cho thấy mọi thứ luôn tiến về phía trước. Bằng cách lưu giữ hồ sơ rõ ràng về các quá trình và đầu ra của chúng, bạn sẽ hiểu rõ về cách hệ thống quản lý chất lượng của bạn đang hoạt động. ISO 9001 yêu cầu các đánh giá của ban lãnh đạo thường xuyên để xem xét các kết quả đầu ra này và xác định các cơ hội cải tiến trong hệ thống.

Trên đây là bài viết về những lợi ích chứng nhận ISO 9001 cho tổ chức. Một hệ thống có thể được cải thiện bằng cách sử dụng các công nghệ mới hoặc tung ra các sản phẩm mới. Điều quan trọng là phải luôn dự đoán các nhu cầu trong tương lai và đổi mới cách đáp ứng những nhu cầu này để giữ được sự hài lòng khách hàng của bạn. Nghĩa là việc tìm hiểu chi phí chứng nhận ISO 9001 và đạt được chứng nhận này giúp cho tổ chức giữ được việc duy trì sự ổn định về chất lượng sản phẩm/dịch vụ cho dù có xảy ra chuyện gì đi nữa.