Bất kể bạn là ai, một nhân viên, một quản lý cấp trung, cấp cao hay một Doanh nhân mới khởi nghiệp, việc tham gia các buổi Hội thảo, Hội nghị, các buổi tiệc, các buổi giao lưu kết nối kinh doanh - business matching … để phát triển các mối quan hệ kinh doanh là điều tất yếu! Sau khi về nhà với một số lượng rất kha khá Danh thiếp trong tay, bạn cảm thấy bối rối vì không thể nhớ hết những người đã gặp gỡ và trao đổi danh thiếp cho nhau! Chuyện tưởng nhỏ nhưng không nhỏ chút nào vì đằng nào bạn cũng đã mất thời gian và công sức giao lưu rồi, phải làm cho chuyện đó có ý nghĩa chứ? Vậy làm thế nào để lưu giữ data này một cách khoa học, có hệ thống và khi cần thiết có thể truy xuất một cách nhanh chóng? - Khi trao đổi danh thiếp cho nhau, hãy xin phép họ cho mình ghi danh mục ngành nghề trên chính danh thiếp của họ để gợi nhớ dễ dàng! lưu ý việc ghi chú trên danh thiếp trước mặt họ sẽ được cho là bất lịch sự nếu chúng ta không xin phép! - Nếu thấy mối quan hệ là phù hợp và có thể phát triển tốt trong tương lai, hãy xin phép được chụp ảnh cùng (ưu tiên vì sẽ thể hiện sự thân mật nhẹ nhàng). Dùng hình chụp này lưu vào danh bạ (contact) trong điện thoại và/hoặc các thiết bị khác. Điều này rất hữu ích cho việc giúp chúng ta nhớ lại hình ảnh và dịp gặp gỡ họ lần đầu tiên. - Phân chia danh thiếp thành 2 loại cơ bản: tiềm năng và tạm thời chưa dùng đến. - Đối với những danh thiếp mà chúng ta thấy là tiềm năng, hãy tận dụng tối đa các công cụ ứng dụng (application) chụp ảnh Danh thiếp trên smartphone biến danh thiếp thành dạng text để lưu trữ và truy xuất, mặc dù hiện tại các công cụ này cũng chưa thật hiệu quả 100%. Hoặc đơn giản nhất là phân chia theo trường dữ liệu, nhập thủ công vào Excel, sau đó đồng bộ với contact trên smartphone (đã có hình chụp). Sau khi lưu xong, nhớ email (nhắn tin, hoặc bất kỳ hình thức nào khác) để họ nhớ mình ngay sau sự kiện. Nếu có thể, hãy cố gắng tạo ra một sự kết nối gần nhất đối với họ để xem có thể hỗ trợ, giúp đỡ, thông tin gì cho nhau! - Đối với các danh thiếp chưa thể kết nối, chưa cần thiết phải gặp gỡ, hãy giữ lại cẩn thận, tiến hành email cho họ (cũng để giúp gợi nhớ) và lưu ý giới thiệu lại công việc của mình và quan trọng là miêu tả các đối tượng khách hàng nào mà mình cần họ kết nối, giới thiệu (nếu có thể). Nội dung phải thật cô đọng, dễ dàng giúp cho họ nhớ và ấn tượng. Với vai trò người đưa danh thiếp, chúng ta phải làm sao cho người nhận nhớ đến mình và lĩnh vực mình đang làm, đang kinh doanh và quan trọng hơn là mình đang cần gì, họ có thể giúp mình vấn đề gì? Thực tế, có rất nhiều danh thiếp sau khi nhận xong, chúng ta không nhớ người đó làm gì, hoạt động trong lĩnh vực gì vì trên danh thiếp chỉ vỏn vẹn họ tên, chức danh, tên Doanh nghiệp và địa chỉ liên lạc. Cách đơn giản nhất là ghi rõ ngành nghề phía sau danh thiếp, hoặc hãy sáng tạo danh thiếp của mình một cách khác biệt nhất có thể, giúp người nhận ấn tượng nhớ lâu về ngành nghề mình kinh doanh.
