“Sếp yếu nên không dám quyết đành họp bàn, họp nhiều thì ù tai, ù tai thì lại không dám quyết, không dám quyết thì lại họp”. Đấy là nhận xét của một đơn vị tư vấn quốc tế khi vào làm việc với chúng tôi. Câu chuyện này tưởng là hài hước nhưng rất đúng trong thực tế. Phong cách quản lý của Phương Tây thì cá nhân chịu trách nhiệm nên họ ít họp, đặc biệt là họp toàn thể nhân viên. Làm thử một phép tính sẽ thấy: Một đơn vị có 20 người tham dự họp. Sếp làm việc với từng người mất 20 phút thì 19 người còn lại gần như ngồi chơi. Tổng thời gian lãng phí tương 7,600 phút (15.8 ngày công)/một buổi họp. Nếu lương trung bình của Ban Điều hành là 30 tr thì mỗi buổi họp, Bạn đã lãng phí khoản 23 triệu). Chưa kể là thông tin bí mật kinh doanh của đơn vị được mở cho quá nhiều người biết. Trên cơ sở tư vấn hướng dẫn và áp dụng thấy hiệu quả, tôi xinchia sẻ lại kết cấu cuộc họp trong công ty (phù hợp với đơn vị có hệ thống chỉ tiêu và báo cáo chi tiết) để mọi người cùng tham khảo: 1- Họp toàn thể công ty: thường là hợp tổng/sơ kết – tần xuất 6 tháng hay 1 năm/lần Đây là cuộc họp mang tính chất truyền thông về chiến lược/định hướng phát triển/kế hoạch kinh doanh và các thay đổi lớn trong hoạt động của công ty. Các buổi họp này nên kết hợp các hoạt động hội thảo, teambuilding để tăng cường tính gắn kết và tạo động lực cho toàn thể nhân viên. 2- Họp với các cấp dưới trực tiếp: Triển khai công việc kinh doanh tháng Đây là cuộc họp mang tính truyền thông về kết quả kinh doanh đến tháng và chỉ tiêu cần tiếp tục thực hiện. Buổi họp còn để thảo luận định hướng kinh doanh trong thời gian tới và chốt chương trình hành động cụ thể. 3- Họp hàng tuần: Họp để huấn luyện nhân viên thông qua kết quả và kế hoạch hoạt động tuần. Đây là buổi họp 1:1 giữa cấp trên - cấp dưới trực tiếp và thường chỉ diễn ra 20 phút/lượt. Nội dung họp xoay quanh việc tháo giỡ các vướng mắc trong quá trình hoạt động của nhân viên bằng cách huấn luyện, định hướng hoặc hỗ trợ trực tiếp từ người quản lý. Cuộc họp này diễn ra hàng tuần đối với những nhân viên trung bình và yếu. Đối với những nhân viên đã có kinh nghiệm và có kết quả tốt thì có thể 2 tuần mới cần làm việc một lần. 4- Cuộc họp hàng ngày: Đối với các đơn vị bán hàng, dịch vụ thì buổi họp hàng ngày mang tính chất khích lệ động viên (đầu ngày) hoặc/và rút kinh nghiệp (cuối ngày). Các buổi họp này nhằm giám sát tiến độ, chất lượng công việc đồng thời tạo động lực cũng như chỉ ra các cơ hội quickwin cho nhân viên. Thời gian họp rất ngắn – thường chỉ 2 phút/người hoặc 10 phút/toàn thể. Nội dung họp chủ yếu xoay quanh 3 vấn đề (đã thành thông lệ): Kết quả hôm qua? còn khó khăn gì? Và kế hoạch hôm nay? Các buổi họp cần có sự thông báo trước về nội dung, thành phần, thời gian họp (bắt đầu và kết thúc) và địa điểm. Người chủ trì cần có sự chuẩn bị kỹ các nội dung họp và tâm thế khi vào họp. Mở đầu cuộc họp, chủ trì cần tạo tinh thần nhiệt tình thông qua việc ghi nhận các cá nhân tích cực, các câu chuyện thành công hoặc một tin tốt của đơn vị. Nội dụng họp nên có số liệu cụ thể để giúp mọi người cùng cách nhìn nhận về cùng một vấn đề. Sử dụng nhiều câu hỏi mở để mọi người cùng tham gia thảo luận. Phần rút kinh nghiệm thì chỉ đưa ra nhắc nhở những lỗi có tính chất chung hoặc có phạm vi tác động đến toàn bộ đơn vị. Nếu là lỗi cá nhân hoặc vướng mắc cá nhân nên thảo luận trong các cuộc họp 1:1 để bảo vệ uy tín cho cá nhân mắc lỗi vừa tránh thông tin tiêu cực làm giảm năng lượng của buổi họp cơ quan. Kết thúc buổi họp, chủ tọa cần chốt lại các nội dung đã thống nhất và chương trình hành động cụ thể cùng với sự khích lệ, tin tưởng vào đội nhóm/cá nhân và cam kết hỗ trợ để đơn vị đạt được mục tiêu đã thống nhất. Các nội dung chốt và chương trình hành động phải được chuyển hóa thành biên bản/nghị quyết của cuộc họp và gửi tới từng thành viên. Mọi người sẽ căn cứ vào đây để biết cần làm gì (What), ai làm (Who), làm ở đâu (Where), khi nào (When) và làm thế nào (How). Để các cuộc họp hiệu quả, Bạn đừng quên đưa ra nội quy họp và phổ biến trong toàn đơn vị. Chúc các Bạn thành công Bùi Đỗ Mạnh
