Một mùa vụ thành công không thể thiếu vốn! Một kế hoạch tăng trưởng doanh số không thể thiếu nguồn tăng vốn lưu động. ------ Để có 1 triệu sản phẩm giao cho khách hàng, chúng ta cần phải mua nguyên liệu, thuê nhân công sản xuất, và sau khi giao hàng cho khách hàng, phải đợi khách hàng thanh toán. Như vậy, từ lúc trả tiền nguyên liệu cho nhà cung cấp đến khi thu được tiền của khách hàng chính là một chu kỳ vận động của vốn lưu động hay còn gọi là một vòng quay vốn lưu động. Và vốn lưu động (VLĐ) thường tồn tại dưới hình thức là nguyên liệu, là bán thành phẩm, là hàng hoá, là nợ phải thu… và trong thuật ngữ tài chính gọi đó là Tài sản lưu động (TSLĐ). Một số doanh nghiệp đặt ra kế hoạch tăng trưởng doanh số gấp 2, gấp 3 nhưng lại ít chú trọng đến việc chuẩn bị kế hoạch vốn cho việc tăng trưởng này, dẫn đến khi thực hiện thì “đói vốn” hoặc tệ hơn là không kiểm soát vòng quay vốn lưu động, dẫn đến hiện tượng thiếu hụt vốn nghiêm trọng vì tiền không kịp quay trở lại để tiếp tục vòng quay tiếp theo. Đặc biệt những ngành kinh doanh có tính thời vụ, đỉnh của nhu cầu vốn lưu động thường rơi vào giai đoạn này, nếu không chuẩn bị trước chắc chắn sẽ lỡ nhịp. ------- Vậy thì đỉnh của nhu cầu vốn lưu động được xác định như thế nào? Có phải là doanh số của cả mùa vụ hay không? Chúng ta hãy xem công thức sau: Nhu cầu VLĐ = Vốn hàng tồn kho (HTK) + Nợ phải thu – Nợ phải trả nhà cung cấp Với công thức này, đỉnh nhu cầu VLĐ rõ ràng không phải là doanh số mà là hàng hoá dự trữ, là khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp để giữ hàng, là tiền cho hệ thống phân phối nợ chưa thu hồi… Và để tính được nhu cầu vốn cần chuẩn bị, chúng ta cần tính toán được lượng hàng dự trữ, số tiền phải ứng trước, số tiền cần cho hệ thống phân phối nợ, và số tiền có thể chiếm dụng của nhà cung cấp tại thời điểm nhu cầu vốn cao nhất. Có nhiều cách tính nhu cầu vốn, trong phạm vi bài này chỉ chọn trình bày cách tính trực tiếp, khá gần gũi với cách vận hành và quản trị vốn lưu động trong doanh nghiệp. Công thức chung như sau: <Nhu cầu vốn lưu động = Mức tiêu hao về vốn bình quân/ngày * Số ngày vận động của vốn (Ký hiệu K)> Những ai muốn biết chi tiết hơn về kỹ thuật tính toán có thể đọc thêm phần cuối của bài viết. Trọng tâm của bài viết này người viết muốn nhấn mạnh vào phần quản trị vòng quay vốn lưu động, được thể hiện qua số ngày vận động của vốn (Số K). Trước tiên, cần giải thích một chút về “Mức tiêu hao về vốn bình quân/ ngày”, con số này chính là doanh số bán ra một ngày trừ đi phần lãi gộp. Như vậy khi doanh số tăng, đồng nghĩa với nhu cầu vốn sẽ tăng. Rất nhiều kế hoạch bán hàng không quan tâm đến điều này, dẫn đến kế hoạch bất khả thi, đôi lúc còn làm giảm doanh số vì không phân phối vốn phù hợp. Số K càng lớn, nghĩa là chu kỳ vận động của vốn càng dài, nhu cầu vốn sẽ càng cao. Như vậy, mục tiêu là phải kiểm soát được số K ở mức hiệu quả nhất. Đặc biệt trong mùa vụ, nếu không lập kế hoạch chi tiết, không kiểm soát chặt chẽ số K, sẽ không kiểm soát được nhu cầu vốn, đồng nghĩa với kế hoạch doanh số cũng sẽ có nguy cơ bị vỡ. -------- Vậy số K bao gồm những nội dung gì cần kiểm soát? Thứ nhất, kiểm soát số ngày dự trữ hàng tồn kho. Một kế hoạch bán hàng tốt sẽ giúp cho việc lập kế hoạch dự trữ hiệu quả hơn. Tuỳ thuộc vào quy trình sản xuất, đặc tính nguyên liệu, và chính sách nhà cung cấp mà Doanh nghiệp sẽ có chính sách mua hàng, sản xuất phù hợp. Trong mùa vụ, đôi khi do điều kiện bắt buộc phải mua hàng dự trữ sớm, thì việc này cần phải có kế hoạch để chuẩn bị nguồn vốn ngay từ đầu. Thứ hai, kiểm soát nợ phải thu. Rất nhiều Doanh nghiệp biết nhưng vẫn mắc phải việc để nhân viên bán hàng đẩy doanh số nhưng lại không chú trọng đến việc kiểm soát thu nợ, dẫn đến nguồn vốn ứ đọng, doanh số thay vì tăng thì lại giảm vì thiếu tiền. Trong mùa vụ, việc kiểm soát thời hạn nợ lại càng phải chặt chẽ, sát sao hơn. Việc cân nhắc chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm, thanh toán ngay rất nên cân nhắc trong thời gian khát vốn của mùa vụ. Thứ ba, kéo dài thời gian trả nợ nhà cung cấp. Khi có thể đàm phán được thời hạn trả nợ dài hơn, nghĩa là chúng ta giảm được áp lực vốn. Tuy nhiên, cần phải cân nhắc không nên mua hàng vượt quá nhu cầu khi nhà cung cấp sẵn sàng chấp nhận kéo dài thời hạn trả nợ. Vì như vậy sẽ gây tốn kém chi phí bảo quản và nguy cơ tồn ứ hàng. Khi rút ngắn được thời gian thu nợ, và kéo dài thời gian trả nợ, đồng nghĩa với việc giảm nhu cầu vốn lưu động xuống mà vẫn đảm bảo tăng doanh số. Hay nói khác hơn, đây chính là cách gia tăng tần suất sử dụng vốn lưu động, tối ưu nguồn vốn. Ý cuối cùng, để đảm bảo không bị động về vốn trong mùa vụ, Doanh nghiệp cần phải xác định được đỉnh nhu cầu vốn ngay từ đầu năm để lên kế hoạch tài chính phù hợp. Thông thường với những doanh nghiệp có nhu cầu vốn tăng giảm theo mùa, thì số vốn tăng lên sẽ được bổ sung bằng hạn mức vay vốn của ngân hàng, và việc này chắc chắn phải có kế hoạch cho cả năm tài chính. -------- ** Chi tiết tính toán nhu cầu vốn: 1) Khâu dự trữ sản xuất Nhu cầu vốn dự trữ NVL = (Đơn giá * SL mua bình quân/ngày) * Số ngày dự trữ NVL 2) Khâu sản xuất Nhu cầu vốn sản xuất = (Giá thành*Hệ số dở dang * SLSXBQ/ngày) * Số ngày SX SLSXBQ: Số lượng sản xuất bình quân 3) Khâu lưu thông Nhu cầu vốn thành phẩm = (Giá thành * SLSXBQ/ngày) * Số ngày dự trữ thành phẩm Nhu cầu vốn nợ phải thu = (Giá thành * SL bán BQ/ngày)*Số ngày cho KH nợ Để đơn giản hoá, xem giá thành bằng với giá vốn hàng bán. 4) Chiếm dụng vốn từ nhà cung cấp Vốn chiếm dụng nhà CC = (Đơn giá*SL mua bình quân/ngày)*Số ngày được nợ Nhu cầu vốn = (1)+(2)+(3)-(4) Dương Ngọc Phương Thảo FinS Group Ban Phát triển năng lực thành viên Câu lạc bộ QTvKN
