Đây là lần 3 4 gì đó chả nhớ, tôi có việc sang văn phòng Google Singapore. Nhưng đúng là chỉ khi cần, mình mới để tâm, lần này tôi đi Sing khi đang rất loay hoay với công tác quản trị SEONgon với số nhân sự vượt quá khả năng vốn có của tôi. Lần này tuy là đi học kiến thức, nhưng cái tôi học được lại không phải từ các bài giảng từ giáo sư của INSEAD, mà từ những thứ nhỏ nhặt mà tôi quan sát được. Bình thường thì tôi cứ tự đi lại nên không để ý. Lần này đi Sing 1 mình nên tôi "bám" theo đoàn của lớp học, vì e là tự đi 1 mình không ai kèm cặp khéo lạc đường như chơi. Hãy xem những thứ mà tôi quan sát được. Điều ấn tượng đầu tiên với chương trình lần này là khi tôi bước vào phòng khách sạn: (1) 1 thiết bị đơn giản đã cắm sẵn vào cái ổ thường cắm thẻ phòng khách sạn để bật điện, nghĩa là tôi đã được chào đón sẵn bằng 1 phòng đầy ắp không khí mát lành mà không phải đợi điều hoà như mọi khi dùng khách sạn. (2) Tôi giật mình với 1 bộ kit đặt trên giường, họ (Googler) đã vào đây. Bộ kit kỳ lạ với lịch trình, tài liệu của ngày hôm sau và ... 1 thiết bị giúp cắm đủ loại ổ cắm khác nhau, dù bạn đến từ đâu trên thế giới, bạn cũng có thể cắm điện ở Singapore : )). Còn có 1 cái đựng cardvisit tuyệt đẹp mà mãi sau này tôi mới biết nó còn là cái ... xạc đa năng. Họ, đã chuẩn bị đầy đủ để tôi có 1 ngày hoàn hảo vào hôm sau. (3) Tôi nhìn thấy lời chào mình trên màn hình tivi, điều này thì chắc không lạ lắm vì là khách sạn 5 sao, ok tôi thích khách sạn này. (4) Trong phòng có sẵn 1 hộp đủ các loại dây xạc, bạn dùng điện thoại gì cũng có. (5) Trong phòng có sẵn 1 cái điện thoại du lịch nếu bạn cần vi vu Singapore. Tôi nhớ trước đây đã thấy nó rồi nhưng lần này tôi lưu tâm hơn. Tôi bắt đầu bị ấn tượng và để ý nhiều hơn. Bị ấn tượng bởi sự chuẩn bị kỹ càng đến khó tin từ ban tổ chức! (2) Tiếp theo, 1 gáo nước lạnh đầu tiên tôi nhận được là ... đúng 8h sáng xe xuất phát, khi mà thông báo lúc trước là xe sẽ xuất phát lúc ... 8h ) Nói thật là tôi có thói quen xấu là hay trễ giờ 5-10p. Tất nhiên bạn có thể nói tôi nghiệp dư, nhưng tôi nghĩ tính xấu này không hiếm. Ok, tôi thấy BTC đúng giờ, rất ấn tượng, các bạn học của tôi cũng đúng giờ. (3) Tôi dậy hơi muộn nên không kịp ăn sáng. Tôi nghĩ thôi uống tạm cốc cafe cũng được. Niềm tin về việc sẽ không có đồ ăn làm tôi bỏ qua việc những chiếc bánh ăn nhẹ đã bầy sẵn ra đó nhưng tôi lại không nhìn (và nhịn đói ngồi học). Tôi vẫn chưa quen với sự chu đáo của BTC. (4) Tôi bước vào phòng học và cái tên tôi to lù lù, rất dễ tìm chỗ. Nhưng tôi không hiểu sao họ in chữ to như thế, cho tới khi thầy giáo gọi tên từng học viên. Hoá ra tên to là để mọi người gọi tên nhau. Càng lúc tôi càng nhận ra không có gì là vô nghĩa trong những thao tác của BTC. Cho tới lúc này thì tôi bắt đầu chú ý tới công tác tổ chức, hơn cả những kiến thức của buổi học ) (5) Tôi quan sát thấy bạn Googler khi lên giới thiệu bài học, giảng viên, trên tay có cầm 1 tập màu đen đen. Tôi biết chắc chắn trong đó là các ghi chú về việc bạn đó cần nói gì. Nhưng từ từ, nó không đơn giản như vậy, các bạn chịu khó đọc tới cuối bài này. (6) Giáo sư kết thúc bài giảng đúng 12h (hay 13h gì đó tôi quên rồi), khi mà trong timeline của buổi học, bài giảng sẽ kết thúc lúc ... 12h ... Bạn biết đấy, bài giảng được thiết kế để giáo sự kết thúc đúng ... 12h, không hơn, không kém. Tôi thực sự hoảng. Và tôi lại để ý tiếp thì đúng 18h, bài giảng kết thúc, đúng như lịch trình đã thông báo. Bản thân là một người đứng dạy nhiều năm nay, tôi thực sự xấu hổ trước các giáo sư! (7) Ăn trưa, tôi để quên thẻ tên. Vừa ngồi vào ghế, một bạn Googler đã mang bảng tên đến cho tôi. Tôi tự hỏi tại sao bạn này biết đó là bảng tên của tôi, rõ ràng bạn đó còn chưa kịp nhìn thấy cái biển tên của tôi ở trên bàn. Rõ ràng bằng một cách nào đó, bạn Googler dễ dàng tìm được sơ đồ lớp và biết tôi ngồi chỗ nào. Nghe thì dễ đúng không? Không dễ, từ lúc bạn đó tìm ra bảng tên tôi tới lúc gặp tôi trong lớp, chỉ khoảng 2phút. 2 phút đó đủ để một người tiếp cận được sơ đồ lớp và tra ra chỗ ngồi của tôi? Không đơn giản chút nào, tôi sẽ giải nghĩa điều này ở phần cuối bài viết. (8) Với mỗi lịch trình tiếp theo, chúng tôi đều được chỉ dẫn chi tiết từ BTC, từng câu, từng chữ trên slide, trên giấy tờ đã phát trước đó. Phải ngu lắm mới đi lạc ra khỏi lịch trình của BTC ) Mọi thứ, đều được in ra hoặc đưa lên slide, không có điều gì mà BTC chỉ nói bằng mồm! Tôi nhấn mạnh, mọi chỉ dẫn đều rõ ràng và chuyên nghiệp. (9) Chúng tôi đi ăn tối tại một khu rất rộng lớn (tham quan xong mới đi ăn). Trước đó BTC phát cho mỗi người 1 cái vòng giấy đeo tay màu đỏ. Tôi thấy việc này hơi trẻ con, nhưng thôi cứ đeo. Và tôi hiểu ý nghĩa của việc này khi mà người phát vé khu tham quan chỉ phát vé cho những ai đeo vòng tay, dù các bạn Googler đứng ngay ở đó. Họ chỉ phát cho người có vòng đeo tay, mọi lý do khác đều không có tác dụng. Sau đó chúng tôi nối đuôi nhau vào cửa theo 2 nhóm với 2 người hướng dẫn riêng. Nhờ vòng đeo tay đỏ mà việc phân nhóm, phát vé và đi qua cổng chỉ tốn đúng 2 phút. Để tôi phân tích kỹ 1 chút về việc nho nhỏ này, nếu bạn không có thao tác phát vòng đeo tay trước đó thì mọi việc sẽ diễn ra là: Googler diểm danh theo tờ giấy ghi danh (3p kèm sự nhốn nháo đọc tên), Googler kết hợp với người của khu tham quan đọc tên từng người để chia làm 2 nhóm (5p không ít hơn, không khéo còn có người xin vào nhóm này chứ không phải nhóm kia), Googler dắt cả lớp qua cổng soát vé và phải điểm danh từng người vì chưa kịp nhớ mặt (5p với lớp 50 người, nếu nhanh) ... túm lại là rất phiền hà và có khi vẫn bỏ xót. Nói chung, cái vòng đeo tay đơn giản đó với tôi thật là thần kỳ! (10) Chuyền thăm quan thì không có gì ấn tượng lắm nên tôi không học được gì, ăn tối cũng vậy, món ăn ở chỗ sang chảnh nhưng không ngon lắm. Tôi ấn tượng với cách mà các bạn Googler đứng làm nhiệm vụ khi chúng tôi đang dùng bữa, không có ai tỏ ra sao nhãng chỉ vì chúng tôi đang ngồi yên 1 chỗ, họ vẫn canh chúng tôi rất kỹ ) Và tất nhiên, bữa ăn kết thúc ... vô cùng đúng giờ, 1 cách rất kỳ diệu : )) (11) Tôi lại bị giật mình khi về khách sạn, bộ kit cho ngày học thứ 2 cũng đã có sẵn trên giường khách sạn. Nhưng thôi, không bất ngờ nữa, chỉ giật mình thôi. Tôi lại đọc rất chi tiết và biết được ngày hôm sau sẽ diễn ra thế nào. (12) Ngày thứ 2 thú vị hơn khi mà chúng tôi chuyển từ lớp học của INSEAD về trụ sở Google. Và tôi lại giật mình, Google đã chuẩn bị sẵn 1 phòng, với thẻ gửi đồ, để chúng tôi ... gửi vali, balo. Họ tính luôn cả việc đoàn học viên sẽ lịch kịch mang theo vali, balo sau khi đã checkout buổi sáng. Nói để các bạn thấy họ chu đáo thế nào, phòng để đồ vốn không phải phòng đề đồ, nó được chưng dụng khi đoàn chúng tôi đến mà thôi, tất nhiên thẻ gửi đồ cũng vừa mới được chế ra ngày hôm trước thôi. (13) Vốn đã đến Google vài lần nên tôi biết chỗ tìm đồ ăn và pha đồ uống. Tuy nhiên không phải ai cũng thế. Và 1 lần nữa, sự chu đáo lại hiện ra: Google có sẵn 1 quầy đổ uống có người đứng pha ngay trước cửa phòng học. Tự dưng tôi thấy mình ngu ngu cầm đèn chạy trước ô tô khi tự đi lấy đồ ) Bạn xem trong album, tôi còn chụp cả cái menu đồ uống mà Google phục vụ cho lớp học Một sự cẩn thận kinh khủng. (14) Ngày thứ 2, lớp học có vẻ vất vả hơn vì xuất hiện nhiều diễn giả vào buổi sáng, lịch trình mỗi người 30p, và tất nhiên là ... mọi diễn giả đều nói và kết thúc đúng khung giờ của họ. Không có gì lạ nữa rồi! (15) Về lớp học thì đã kể hết với các bạn. Nhưng tôi còn quan sát được 1 vài thứ nữa: - Người chụp ảnh!!! Tôi bị thuyết phục bởi những người chụp ảnh. Với 1 tập thể 50 người đủ loại ngôn ngữ (tất nhiên tiếng Anh là ngôn ngữ chung), có 1 người chụp ảnh chính, 1 người chụp phụ, 1 người quay phim. Nếu bạn chứng kiến họ làm việc, bạn sẽ hiểu người chụp ảnh không chỉ là người chụp ảnh, họ là người chịu trách nhiệm cuối với bức ảnh của họ. Lấy ví dụ thế này, trong các buổi chụp hình chung, thường sẽ rất lộn xộn vì không ai biết mình phải làm gì, và người chụp ảnh sẽ rất vất vả nhắc nhở từng người trong 1 không khí ồn ào náo nhiệt, đôi khi người chụp ảnh sẽ bất lực! Nhưng cách mà người chụp ảnh cho lớp học giúp mọi người có bức ảnh đẹp thật ấn tượng, họ hoạt bát, họ làm đủ tiếng động, hình thể để tất cả chúng tôi chú ý đến họ và làm theo. Thậm chí tôi còn để ý người chụp ảnh khi muốn chúng tôi cùng nhìn vào máy ảnh, họ đã làm động tác giả là hét thật to và giơ 2 tay lên trời, đúng vào thời điểm chúng tôi cùng bị thu hút thì ...máy ảnh chụp, rất nhanh, gọn, không cần hò hét nhiều. Tôi thật sự bị ấn tượng bởi cách mà "người Singapore" làm việc, cùng 1 chất lượng và kết quả, họ làm nhanh hơn gấp 4 5 lần những gì tôi thường thấy. Cả lớp tôi trước họ, những người chụp ảnh, giống như mấy đứa trẻ con bị dẫn dụ để họ có những bức ảnh đẹp : )) - Googler, những con người tuyệt đối chính xác. Tôi cứ thắc mắc mãi sao họ có thể đúng giờ, tất cả bộ phận đều mượt. Tôi đã lặng lẽ lẩn xuống cuối lớp và đứng quan sát họ làm việc. Oh, không chỉ MC có các mẩu giấy màu đen ghi nội dung cần làm, tôi thấy ai cũng có. Mẩu giấy đen bí ẩn đã thu hút tôi và tôi ngó nghiêng. Chết tiệt, tất cả những gì cần phải làm, được phép làm, bước trước đó, bước tiếp theo ... đều được ghi trên đó. Nó không phải là tấm giấy mong manh mà là tấm bìa được in màu, lưng đen. Tôi thấy sự chi tiết vô cùng trong công việc đã được tính toán hoàn hảo và in ra. Chỉ cần 1 Googler làm đúng những gì trên tấm bìa đen kỳ diệu, mọi thứ sẽ hoàn hảo! Tuyệt vời. Còn vài chi tiết nữa cho thấy ban tổ chức vô cùng tỉ mẩn, tập trung và chính xác. Nhưng thôi, những mẩu chuyện trên chắc là đủ. Để đề phòng bạn không chắc về những gì tôi vừa viết ra, hãy xem các bài học ngắn gọn mà tôi rút ra: 1. Đúng giờ, đúng giờ là khởi nguồn của toàn bộ sự chuyên nghiệp trong công việc. Tất nhiên xã hội chúng ta chưa hoàn toàn đúng giờ, nên đôi khi bạn đúng giờ, bạn lại phải chờ đợi. Nhưng cái tôi học được là mình cứ đúng giờ cái đã, và khi ai đó không đúng giờ, "chiếc xe" có quyền chạy mà không cần để tâm tới người không đúng giờ. Cứ như vậy, lần sau sẽ đúng giờ, đúng không? 2. "Đừng quản lý con người, hãy quản lý công việc", một người anh đã nói với tôi như vậy. Sự chi tiết và tính toán hoàn hảo trong công việc đến kỳ cục như chiếc vòng đeo tay màu đỏ hay tấm bìa kỳ diệu màu đen, chính là chìa khoá giúp một bộ máy hoạt động trơn chu. Mọi thứ đều cần được bàn tới và thống nhất trước khi bắt đầu, sự phân công nhiệm vụ cần rõ ràng tới từng người. Sẽ không thể có ai đó "em xin lỗi, em vừa đi tè", bởi chỉ 1 người như thế sẽ làm cả bộ máy rối loạn, chỉ bộ máy hoàn hảo mới rối loạn bởi thứ tưởng như cỏn con như vậy. Sẽ không có ai dám "đi tè" khi biết mình đang là mắt xích trong 1 bộ máy hoàn hảo. 3. Khi đã được giao việc, trách nhiệm của bạn là tạo ra kết quả. Chủ động và sáng tạo như "người chụp ảnh". Bạn biết đấy, rõ ràng người chụp ảnh có thể nói là: "oh, tại lớp đông quá", "oh, tại lớp đa quốc gia nên nói không nghe", oh ... Và chắc rằng anh ta sẽ không bao giờ là người luôn được thuê chụp ảnh sự kiện của Google. Bài học cuối mà tôi muốn chia sẻ với các bạn, là cái cột to đùng nơi xếp hàng đi bộ qua ngã tư. Tôi thắc mắc tại sao ngay ngã tư, chỗ đứng chờ đèn xanh đỏ cho người đi bộ lại có mấy cái cột to như chân voi như vậy. Tôi bất giác nghĩ rằng có lẽ, chỉ cần mình đứng đợi đèn đỏ sau những cột đó thay vì đứng lên trước nó, thì dù có rủi ro xe mất lái thì cũng không thể chạm đến mình. Chỉ cần bạn "đứng đúng vị trí", bạn sẽ an toàn. Vậy đó, ở xã hội Singapore, mọi thứ đều được quy định và chỉ dẫn, mọi người đều biết mình cần làm gì, được làm gì và không được làm gì. Chỉ cần một ai đó đi chệch ra khỏi "làn đường" của mình, với vận tốc trung bình 80km - 100km/h trong nội đô, trước hết tính mạng của bạn sẽ bị nguy hiểm, chỉ cần 1 ai đó vô tư đi ngang đường không theo vạch, sự an toàn của hàng trăm chiếc xe sẽ bị đe. Nhưng tôi chưa bao giờ thấy các bác tài Singapore chùn ga khi lướt trên đường, bởi họ có niềm tin tuyệt đối vào việc sẽ không thể có gì đó, ai đó "tự dưng xuất hiện trên đường". Niềm tin tuyệt đối đó giúp cho mạch máu giao thông của Singapore nhanh đến đáng ngạc nhiên. Những Googler, tôi chắc rằng họ cũng có niềm tin đó với đồng nghiệp của mình. Nơi bạn làm việc, có được niềm tin đó chưa? Còn chúng tôi, sẽ bắt đầu từ ngày hôm nay! Hà Nội, 1 ngày sau khi đi học về. - Mai Xuân Đạt SEONgon - Link bài viết: BÀI HỌC TỪ "NGƯỜI SINGAPORE"
