Tiếp theo bài viết “5 dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp của bạn đang hỗn loạn”, bài này tôi sẽ chia sẻ cách thức để giúp chủ doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng hỗn loạn và dành lại quyền kiểm soát doanh nghiệp. Tức là chủ doanh nghiệp không còn suốt ngày đi xử lý sự vụ, những vấn đề khẩn cấp, việc gì tới thì làm nữa, hay nói cách khác là họ không còn phải “phản ứng” nữa mà dần trở nên chủ động hơn 1) Trước hết bạn cần phải rất rõ về ĐÍCH ĐẾN của mình Nói cách khác thì Tầm nhìn, Sứ mệnh và Mục tiêu hướng tới của doanh nghiệp bạn là gì. Lý do tại sao thì các bạn có thể hình dung một ví dụ đơn giản: bạn quyết định sẽ đi du lịch nghỉ ngơi, nhưng lại không định hình mình sẽ đi tới đâu. Vậy bạn sẽ quyết định như nào với những câu hỏi sau: bạn sẽ ở đâu, khách sạn hay nhà nghỉ,…? Bạn sẽ đi bằng phương tiện gì, ô tô, hay máy bay,…? Cần bao nhiêu tiền để đi? Mất bao lâu để đi? Hành lý cần chuẩn bị những gì? Sẽ không thể có câu trả lời thỏa đáng nếu như bạn không biết mình sẽ đi đâu ngay từ lúc bắt đầu. Quay lại doanh nghiệp, nếu bạn cũng không rõ đích đến thì chúng ta có xu hướng lan man, làm việc này đến việc khác mà không rõ những việc đó, quyết định đó có liên quan tới nhau không, có cùng nhắm tới một cái đích hay không? Rốt cục là mất thời gian, tiền bạc và công sức. Đó là một sự hỗn loạn đấy. Vậy hãy chắc rằng, doanh nghiệp của bạn có tầm nhìn, sứ mệnh và các mục tiêu (5 năm, 3 năm, 1 năm, 3 tháng) rõ ràng 2) Tiếp theo bạn cần chủ động về TÀI CHÍNH Vấn đề này có lẽ ai cũng biết là quan trọng, và cũng đã được đề cập nhiều. Nhưng có điều, trong quá trình tiếp xúc tôi thấy khá nhiều chủ doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp 1-3 năm) không dành đủ sự quan tâm cho các vấn đề tài chính, đến mức họ không hề biết mình thực sự đang có lời hay không, hay tại sao tính toán có lời mà không thấy tiền, bán bao nhiêu hàng thì đạt điểm hòa vốn,… Điều này cũng gây ra sự hỗn loạn không hề nhẹ trong các sự vụ hàng ngày, cũng như các quyết định kinh doanh quan trọng. Vì vậy hãy chắc chắn bạn phải chủ động về tài chính, không nhất thiết phải có kiến thức sâu về kế toán, tài chính,… Là chủ doanh nghiệp, bạn chỉ cần nắm được nguyên lý, có sự quan tâm, theo dõi tới các số liệu theo định kỳ, gồm có: - Điểm hòa vốn - Tỷ suất lợi nhuận của các loại sản phẩm - Các loại báo cáo theo định kỳ (Cân đối tài chính, Báo cáo Lãi lỗ, Báo cáo Dòng tiền,…) - Các chỉ số KPIs tài chính. 3) Bạn cũng cần làm chủ THỜI GIAN Mục đích là nâng cao hiệu suất làm việc và sự chủ động công việc của mọi cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. Có 3 chìa khóa chính: - Planning: Trước hết bạn cần phải lập kế hoạch rõ ràng (tiêu chí: ai, làm gì, khi nào?) cho doanh nghiệp, cho mình, rồi phân bổ cho phòng ban, nhân viên. - Delegation: bạn cũng chỉ có 24h/ngày và không thể ôm hết mọi thứ để làm. Là chủ doanh nghiệp, bạn cần biết cách giao việc và phân quyền để tập trung vào những việc quan trọng hơn, mang lại giá trị cao hơn. - Self-Mastery: thực tế bạn không thể quản lý thời gian (vì đồng hồ luôn có 24h/ngày và nó chạy không ngừng bất kể giờ giấc ), bạn chỉ có thể quản lý bản thân mình. Chủ đề này chắc hẳn cũng quen thuộc nên tôi chỉ tổng hợp ngắn gọn: bạn phân loại công việc theo 2 tiêu chí Khẩn cấp & Quan trọng, lên danh sách Ưu tiên công việc, và tự Kỷ luật để tuân thủ. (Tôi cũng từng có bài viết về vấn đề này khá chi tiết trên FB cá nhân, các bạn có thể tham khảo nếu cần) 4) Cuối cùng, bạn cần đảm bảo sự TRẢI NGHIỆM NHẤT QUÁN cho khách hàng Rốt cục mọi hoạt động trong doanh nghiệp cũng là để phục vụ khách hàng, vì vậy mọi sự nhức đầu, hỗn loạn cũng thường liên quan tới khách hàng. Nếu sản phẩm và dịch vụ của bạn chưa ổn, còn thất thường lúc tốt lúc dở, mà bạn cứ đắm đuối đi tiếp thị, bán hàng, thu hút khách hàng tới, thì điều gì sẽ xảy ra? Đó chính là cách nhanh nhất để “đuổi” khách hàng đi, họ tới lần đầu và ra đi mãi mãi. Nếu bạn chưa thể tạo ra một dịch vụ xuất sắc, như Starbuck hay Thế giới di động,… thì cũng…không sao. Điều tối thiểu bạn cần làm là khiến khách hàng tới với bạn có những trải nghiệm ở mức “ỔN”, và đặc biệt phải “ỔN ĐỊNH”, để trước khi họ tới lần 2, lần 3,… họ đã đoán được họ sẽ nhận được cái gì, như thế nào, chứ không phải nơm nớp lo “lần này tới không biết bánh ngon hay dở, ông trông xe hôm nay vui vẻ hay quạo?” Để làm được điều đó, bạn cần kiểm soát mọi hoạt động liên quan tới sự TƯƠNG TÁC với khách hàng sao cho ở mọi thời điểm, mọi địa điểm, mọi nhân viên,…những TRẢI NGHIỆM của KHÁCH HÀNG là GIỐNG HỆT nhau. Đó chính là sự NHẤT QUÁN. Và để làm được điều đó thì bạn cần có QUY TRÌNH. Khi đang hỗn loạn, bạn không nhất thiết và thực tế cũng không đủ nguồn lực để tạo ra một bộ quy trình hoàn hảo cho doanh nghiệp, mà bạn chỉ cần quan tâm tới những quy trình liên quan tới phục vụ khách hàng (tất nhiên nếu có liên quan tới 1 số quy trình nhỏ trong nội bộ thì bạn vẫn nên làm). Một số gợi ý để bạn tham khảo là: 1. đảm bảo luôn cung cấp đủ số lượng; 2. đảm bảo chất lượng sản phẩm đủ tốt; 3. đảm bảo khách cảm thấy mua sắm dễ dàng (dễ tìm bạn, dễ thấy bạn bán gì, dễ thanh toán…); 4. đảm bảo thái độ dịch vụ tốt, thân thiện. TỔNG KẾT lại, nếu bạn làm chủ được 4 yếu tố trên thì có phải: bạn luôn biết mình đang đi tới đâu; bạn lên kế hoạch và phân bổ thời gian rõ ràng, từng tuần, từng ngày bạn sẽ đi những bước nào, và tuân thủ nó chặt chẽ; trên đường đi bạn sẽ bán cái gì, đem lại giá trị gì, trải nghiệm gì cho người khác; bạn cũng biết bạn đang có bao nhiêu tiền, sắp tới sẽ chi bao nhiêu, thu bao nhiêu,… Cái đích đến liệu đã sáng sủa hơn chưa ạ? Tất nhiên đây vẫn là những bước rất căn bản, nó giống như xây một cái MÓNG nhà, hay giống như 1 đứa trẻ TẬP ĐI và bắt đầu đi vững thôi. Để đi tới đích bạn phải bắt đầu chạy, phải vượt chướng ngại vật, phải tăng tốc, … Chỉ có điều là rất nhiều người bỏ quên cái móng này, đi chưa vững đã chạy, và kết quả là dù có nhích thêm được một chút nhưng cứ loạng choạng và té ngã hoài. Rất hy vọng, bạn hiểu được tầm quan trọng của 4 yếu tố trên, và check lại coi cái móng của mình đã ổn chưa, nếu chưa ổn thì đừng đi xa nữa, mà hãy quay lại xây móng nhé!
Xin chào mọi người. Tham gia group một thời gian, được đọc nhiều bài viết rất sâu sắc và giá trị của các anh chị, mình cũng muốn tham gia tích cực hơn và xin phép đóng góp 1 số bài viết mình tâm đắc liên quan tới chủ đề doanh nghiệp. Các anh chị em có gì góp ý cứ phản hồi giúp nhé. Quá trình tiếp xúc & trao đổi với rất nhiều chủ doanh nghiệp (đa phần là doanh nghiệp vừa và nhỏ), tôi nhận thấy một THAN PHIỀN phổ biến rằng họ phải dành rất nhiều thời gian cho hoạt động của doanh nghiệp (Hơn 90% phải làm >50-60h/tuần, không ít người đang làm >70h/tuần), luôn cảm thấy bị ÁP LỰC từ ngày này qua ngày khác, và liên tục suốt một thời gian dài. Lý do là họ chỉ có 24h/ngày nhưng luôn có cả TRĂM, cả NGÀN THỨ ĐỂ LÀM, cái gì cũng phải tham gia, phải xử lý, phải kiểm soát,… Và một tin buồn là khi bạn có quá nhiều thứ để kiểm soát thì chính là lúc… bạn đang Mất Kiểm Soát. Chúng tôi gọi tình trạng đó là HỖN LOẠN (Chaos) Bạn có muốn biết rõ hơn là doanh nghiệp của mình đang hỗn loạn hay không? Không quan trọng loại hình doanh nghiệp của bạn là gì, 5 DẤU HIỆU sau đây cảnh báo rằng doanh nghiệp của bạn đang bị hỗn loạn, 1) BẠN ĐANG ĐÓNG QUÁ NHIỀU VAI TRÒ: khi mới khởi nghiệp kinh doanh, đồng ý là bạn phải đảm nhận rất nhiều việc từ tiếp thị, bán hàng, tới mua nguyên vật liệu, sản xuất, giao hàng,… do chưa có người; nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu lớn lên, có nhân sự, mà bạn vẫn có thói quen và muốn tham gia chi tiết vào những việc đó thì bạn không thể thoát ra khỏi sự hỗn loạn. 2) BẠN KHÔNG LÀM ĐÚNG VAI TRÒ CỦA 1 CEO: Nhiều khi bạn quên vai trò này của mình, và bạn để khách hàng cũng như nhân viên tạo ra luật chơi cho doanh nghiệp của bạn. Khách hàng có thể gọi cho bạn bất kể vấn đề gì, nhân viên có thể làm phiền bạn bất kể giờ giấc dù sự vụ bé tí,… Là 1 CEO, nếu bạn không chủ động tạo ra ranh giới và luật chơi, thì họ sẽ làm hộ bạn, và bạn sẽ tiếp tục hỗn loạn 3) BẠN CHƯA QUẢN LÝ THỜI GIAN và BẢN THÂN HIỆU QUẢ: Hoặc là bạn không có kế hoạch thì việc gì tới thì bạn làm; hoặc là bạn có kế hoạch, nhưng bạn vẫn luôn bị phân tâm & sa đà vào những sự vụ hàng ngày, những việc “có vẻ” cấp bách như: khách hàng phàn nàn, thiếu hàng, công nợ, báo giá, sai sót nhân viên,… Rốt cục, những việc quan trọng và tác động tới sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp chẳng bao giờ được đụng tới như: đào tạo nhân viên, lên chiến lược marketing, kế hoạch bán hàng,... 4) BẠN KHÔNG CÓ QUY TRÌNH LÀM VIỆC: Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng doanh nghiệp mình nhỏ, ít việc, dễ kiểm soát nên chưa cần có quy trình. Và đó là lý do bạn luôn thấy nhân viên có vấn đề, tại sao lúc làm tốt, lúc làm dở, mua hàng lúc đủ lúc thiếu, giao hàng lúc đúng lúc trễ, viết hóa đơn lúc đúng lúc sai, phục vụ khách thì người làm khách hài lòng người làm khách bực mình,… Thiếu quy trình dẫn tới thiếu sự nhất quán, và khiến bạn bị hỗn loạn. Không cần phải có toàn bộ tất cả các loại quy trình, nhưng bạn cần biết những quy trình nào cần phải có để loại bỏ sự hỗn loạn, đặc biệt là những thứ liên quan tới khách hàng. 5) BẠN KHÔNG CÓ ĐỊNH HƯỚNG ĐỂ TẬP TRUNG VÀO: Nhiều chủ doanh nghiệp không chắc mình muốn gì với doanh nghiệp của mình, ngoài tiền. Họ không có bức tranh khi nào sẽ hoàn thành việc xây dựng doanh nghiệp, không có mục tiêu rõ ràng, 5 năm, 3 năm, hay 1 năm tới doanh nghiệp sẽ trông như thế nào,. Họ cứ làm và làm, và các quyết định đưa ra vì thế cũng lan man, không theo định hướng cụ thể, và rốt cục là đi lòng vòng, mất thời gian, mất tiền bạc, mất công sức. Bạn có thấy bản thân mình hoặc doanh nghiệp mình có bất cứ dấu hiệu nào như trên? Nếu có, và bạn không quyết định thay đổi cách bạn vẫn đang làm, hỗn loạn sẽ tiếp tục diễn ra như là chuyện bình thường trong doanh nghiệp và cuộc sống của bạn. Và điều quan trọng là LÀM CÁCH NÀO để thoát khỏi tình trạng hỗn loạn đó và DÀNH LẠI QUYỀN KIẾM SOÁT của bạn, với tư cách là một người chủ doanh nghiệp (Chaos to Control). Tôi sẽ quay lại chủ đề này vào lần tới. Chúc mọi người một tuần mới không hỗn loạn!
