5 cách cải thiện quy trình sản xuất trong doanh nghiệp mà bạn cần biết

Tại sao phải cải thiện quy trình sản xuất trong doanh nghiệp?
Dưới đây là những lý do cho thấy việc tối ưu hóa các quy trình ngay từ đầu lại hết sức cần thiết và quan trọng đối với một doanh nghiệp sản xuất:

>> Tìm hiểu thêm: Chứng chỉ ISO 9001

• Cải tiến liên tục giúp loại bỏ những cách làm việc kém hiệu quả để đạt được năng suất cao hơn, ở cả cấp độ cá nhân và tổ chức. Bằng cách phân tích các quy trình thường xuyên và kỹ lưỡng, doanh nghiệp bạn sẽ học cách phát hiện và giải quyết các nút thắt nhanh hơn, dự đoán các vấn đề trong tương lai và sắp xếp quy trình công việc một cách phù hợp nhất.
• Có thể đưa sản phẩm của mình ra thị trường nhanh hơn.
• Giúp doanh nghiệp bạn cải thiện chất lượng sản phẩm. Đồng thời, thử nghiệm kỹ lưỡng cũng có tác động đối với các đặc tính chính khác của sản phẩm, chẳng hạn như hiệu suất, tuổi thọ, tính thân thiện với người tiêu dùng và độ an toàn.
• Với những lợi ích nêu trên sẽ giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng đạt được mức độ hài lòng và mức độ trung thành của khách hàng, doanh thu và lợi nhuận cao hơn. Từ đó, những khách hàng hài lòng sẽ mua hàng và lặp lại nhiều lần hơn.
• Khi doanh nghiệp bạn cải thiện quy trình sản xuất của mình, áp dụng các tiêu chuẩn làm việc và quy trình vận hành trên mức trung bình, bạn thường sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh và giúp tổ chức của bạn nổi bật giữa đám đông.
• Ngược lại, nếu như quy trình sản xuất kém hiệu quả sẽ gây bất lợi cho tinh thần của nhân viên vì không có gì khiến bạn thất vọng và mất tinh thần bằng việc khiến công việc khó khăn của bạn phải hoàn thành bởi quy trình làm việc lộn xộn và kém hiệu quả.

5 cách cải thiện quy trình sản xuất trong doanh nghiệp của bạn
Bạn có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất của mình bằng bất kỳ cách nào trong một số cách dưới đây.

>> Tìm hiểu thêm: Báo giá chứng chỉ ISO 9001

Phân tích quy trình làm việc hiện tại của bạn
Bạn chỉ có thể đi từ A đến B nếu bạn biết nơi bắt đầu của A. Hãy xem xét kỹ quy trình làm việc của bạn từ ba khía cạnh.

• Nhân sự - Có đúng người với đúng kỹ năng ở đúng nơi và đúng lúc không? Bạn đã xác định rõ ràng các mục tiêu SMART cho quy trình sản xuất của mình chưa - chúng có cụ thể, có thể đo lường được, có thể chỉ định, thực tế, liên quan đến thời gian không?
• Quy trình - Lần cuối cùng bạn vạch ra và đánh giá các quy trình của mình là khi nào? Điểm nghẽn và trở ngại nằm ở đâu?
• Công cụ và công nghệ - Tất cả máy móc và thiết bị của bạn có ở tình trạng tốt không? Bạn có đang sử dụng công nghệ phù hợp nhất để đáp ứng các yêu cầu quan trọng của doanh nghiệp mình hay không? Và bạn có thể dễ dàng thay đổi quy trình sản xuất của mình như thế nào?

Hiện đại hóa các quy trình và công nghệ của bạn
Khi bạn đã lập bản đồ các quy trình công việc hiện tại của mình, đã đến lúc xác định xem bạn nên hiện đại hóa hay cải tiến các quy trình và công nghệ của mình. Bạn có thể tự động hóa các quy trình nhất định không? Bạn có thể sử dụng phần mềm mới để cải thiện việc lập kế hoạch, kiểm soát hàng tồn kho hoặc giám sát không? Bạn có thể thay thế hoặc nâng cấp thiết bị và máy móc của mình không?

Nếu bạn đang cân nhắc áp dụng các công nghệ hoặc thiết bị mới, đừng quên xem xét lâu dài và chăm chỉ về “tổng chi phí sở hữu” (TCO) - liệu một sự thay đổi có thực sự làm giảm TCO của bạn không?

>> Tìm hiểu thêm: Quy trình chứng nhận ISO 9001:2015

Đặc biệt chú ý đến việc bảo trì theo kế hoạch
Một trong những nguyên nhân chính của quá trình sản xuất hoạt động kém hiệu quả là do thiếu chế độ bảo trì theo kế hoạch. Bỏ qua việc bảo trì là điều tồi tệ đối với doanh nghiệp của bạn vì máy móc bị hỏng hoặc hao mòn sẽ tốn kém hơn nhiều so với việc ngừng sản xuất trong thời gian ngắn để thực hiện bảo trì.

Bạn có thể củng cố chương trình bảo trì theo kế hoạch của mình bằng cách thực hiện các biện pháp mà chúng tôi đã liệt kê bên dưới:

• Đào tạo tất cả các nhân viên vận hành và kỹ thuật viên bảo trì của bạn tốt để họ có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả khi có vấn đề phát sinh.
• Đặt ngày và giờ cố định trong khoảng thời gian thường xuyên để bảo trì theo kế hoạch của bạn.
• Quan sát và lắng nghe chặt chẽ nhân viên ở tầng cửa hàng để xác định thời điểm tốt nhất để lên lịch bảo trì theo kế hoạch của bạn - kinh nghiệm thực hành hàng ngày của họ là vô giá về mặt này.
• Đừng trì hoãn bảo trì quá lâu, bởi vì bạn càng đợi lâu, mọi vấn đề tiềm ẩn càng trở nên tồi tệ hơn.

Đào tạo nhân viên của bạn
Khi bạn tối ưu hóa quy trình sản xuất của mình, đừng quên thúc đẩy nhân viên của bạn tăng tốc. Họ có thể vận hành và bảo trì máy móc và thiết bị của bạn càng tốt, thì khả năng sản xuất bị đình trệ đột ngột càng ít.

>> Tìm hiểu thêm: Chi phí chứng nhận ISO 14001

Cung cấp cho nhân viên của bạn cơ hội để học các kỹ năng mới và lên lịch các buổi đào tạo bất kỳ lúc nào bạn lắp đặt một thiết bị mới. Theo dõi chặt chẽ nhu cầu về các khóa học bồi dưỡng hoặc đào tạo lại.

Giữ cho nơi làm việc của bạn gọn gàng và ngăn nắp
Nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp là điều kiện tiên quyết quan trọng để quy trình sản xuất đạt hiệu quả tối ưu. Thu dọn mọi thứ lộn xộn cũng như các phụ tùng thay thế và dụng cụ không dùng đến mà bạn đã để quên. Bố trí các máy trạm hiệu quả nhất có thể để các công cụ dễ tìm và đóng trong tầm tay. Cố gắng giảm thiểu khoảng cách giữa máy móc và dụng cụ thiết yếu càng nhiều càng tốt.

Các chiến lược để tối ưu hóa quy trình sản xuất của bạn
Bạn có thể áp dụng bất kỳ một trong số các chiến lược để giúp cải thiện quy trình sản xuất của mình. Dưới đây là 4 chiến lược về: Cải tiến liên tục, Hỗ trợ hiệu suất, Lập kế hoạch lực lượng lao động và Đào tạo trong ngành.

Cải tiến liên tục
Cải tiến liên tục hay còn gọi là Kaizen, là một trong những trụ cột của phương pháp Tinh gọn. Nó nhằm mục đích cải thiện năng suất, chất lượng, chi phí và thời gian quay vòng một cách dần dần và lặp đi lặp lại, thay vì chỉ là một lần chuyển đổi quy mô lớn.

>> Tìm hiểu thêm: Chi phí chứng nhận ISO 45001

Hơn nữa, cải tiến liên tục ngụ ý rằng việc tối ưu hóa các quy trình là không bao giờ kết thúc và dựa vào chính nhân viên để thực hiện những thay đổi và cải tiến lặp đi lặp lại này. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải cung cấp đào tạo và huấn luyện, chẳng hạn như dưới hình thức đào tạo trong công việc.

Cải tiến liên tục bao gồm 3 giai đoạn chính:

• Thu thập các gợi ý  - xác định và tóm tắt các vấn đề
• Triển khai các đề xuất  - giải quyết các vấn đề được xác định ở trên bằng cách sử dụng các đề xuất thu thập được
• Theo dõi và học hỏi  - đánh giá mức độ hiệu quả của các cải tiến (Điều này cũng cho phép bạn xác định đề xuất nào cho công việc cải tiến và liệu các nhóm có đang tiến bộ ở các mức độ khác nhau hoặc ở các mức độ khác nhau hay không.)

Hỗ trợ hiệu suất
Hỗ trợ hiệu suất là một phương pháp để cải thiện quy trình sản xuất dựa trên học tập thực tế. Nó liên quan đến việc tạo ra “những khoảnh khắc học tập” phù hợp với yêu cầu thực tế của nhân viên trên sàn cửa hàng.

Hỗ trợ hiệu suất bao gồm 5 thời điểm cần thiết :
1. Mới  - nhu cầu học một cái gì đó mới hoặc đạt được các kỹ năng mới
2. Thêm  - nhu cầu tìm hiểu thêm về một chủ đề hoặc cách làm việc cụ thể
3. Thực hành  - nhu cầu đưa thông tin, kỹ năng hoặc thủ tục nhất định vào thực tế
4. Thay đổi  - nhu cầu bắt kịp (các) thay đổi
5. Giải quyết  - nhu cầu khắc phục và giải quyết vấn đề

>> Tìm hiểu thêm: Chi phí chứng nhận ISO 27001

Lập kế hoạch lực lượng lao động
Lập kế hoạch lực lượng lao động điều chỉnh các ưu tiên và yêu cầu của tổ chức với những yêu cầu và nhân sự sẵn có của tổ chức. Nó chủ yếu giải quyết các yếu tố như:

• Phạm vi - hiện tại bạn có nhiều việc làm không?
• Kết hợp - bạn có kết hợp các kỹ năng trong nhà mà bạn sẽ cần hôm nay và ngày mai không?
• Chi phí - bạn có cân bằng lành mạnh giữa chi phí lao động và yêu cầu của tổ chức bạn không?
• Tính linh hoạt - lực lượng lao động của bạn có đủ nhanh nhẹn và linh hoạt để đáp ứng với các điều kiện thị trường thay đổi không?

Lập kế hoạch lực lượng lao động giúp bạn dễ dàng tối ưu hóa chi phí hoạt động, cho phép bạn kiểm soát tốt hơn việc luân chuyển nhân viên, xác định khoảng trống kỹ năng tiềm ẩn và giúp bạn thiết lập các chương trình đào tạo và giáo dục phù hợp.

Đào tạo trong ngành
Đào tạo trong Công nghiệp (TWI) bắt nguồn từ Hoa Kỳ tại Bộ Chiến tranh Hoa Kỳ như một phần của nỗ lực chiến tranh (1940-1945). Mục đích của nó là bảo vệ việc cung cấp dịch vụ cho các lĩnh vực công nghiệp quan trọng đối với nỗ lực chiến tranh, vốn đã mất nhân sự cho các lực lượng vũ trang. Thiếu hụt nghiêm trọng nhân viên có tay nghề cao vì chiến tranh và nhu cầu cấp thiết là phải đào tạo nhân viên mới một cách nhanh chóng và có chi phí hợp lý.

>> Tìm hiểu thêm: Chi phí chứng nhận ISO 22000

TWI đã chứng tỏ một thành công to lớn và sau chiến tranh, nó đã lan rộng khắp thế giới để giúp nhiều tổ chức đang tìm cách tối ưu hóa quy trình sản xuất của họ. Phương pháp TWI tiêu chuẩn hóa các quy trình làm việc trong một khuôn khổ bao gồm 4 mô-đun: hướng dẫn công việc, phương pháp công việc, quan hệ công việc và phát triển chương trình. Điều này cho phép nhân viên mới trở nên hiệu quả hơn sớm hơn. Hơn nữa, TWI cũng cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về các cải tiến liên quan đến hoạt động và quy trình.